Sáng kiến kinh nghiệm Một số nhận định về hồ sơ trường

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 
MỘT SỐ NHẬN ĐỊNH VỀ HỒ SƠ 
TRƯỜNG 
I.- ĐẶT VẤN ĐỀ: 
Công tác thống kê giáo dục và đào tạo là một bộ phận quan trọng trong hệ 
thống thống kê Nhà nước, nhằm giúp cho việc đánh giá hiện trạng giáo dục trên 
phạm vi toàn quốc, từng vùng lãnh thổ cũng như từng địa phương. Công tác thống 
kê giáo dục và đào tạo ngày càng được cấp quản lý giáo dục quan tâm, coi đó là 
một trong những công cụ đắc lực để phân tích, đánh giá, quản lý và chỉ đạo phát 
triển sự nghiệp giáo dục và đào tạo trong sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của 
đất nước. 
Bên cạnh đó vẫn còn một số mặt hạn chế là hiệu quả hoạt động có đôi lúc 
chưa cao; chức năng và nhiệm vụ của cán bộ phụ trách công tác thống kê còn chưa 
được xác định rõ ràng, đa số chưa có cán bộ thống kê chuyên trách, thường xuyên 
thay đổi cán bộ làm ảnh hưởng đến số liệu thống kê. 
Qua đó, việc nâng cao chất lượng thống kệ trong quản lý giáo dục là vấn đề 
cấp bách đang đặt ra, để giải quyết được vấn đề trên đòi hỏi người làm công tác 
thống kê phải nắm vững mục đích, yêu cầu, thời điểm báo cáo, cần thông suốt các 
Chỉ thị 17/CT của Bộ Giáo dục ban hành năm 1977 và Luật Thống kê số 
13/2003/L/CTN cũng đã ra đời ngày 26 tháng 06 năm 2003 Từ những khó khăn 
trên để đáp ứng được công tác lãnh đạo, chỉ đạo một cách sâu sát số liệu thống kê 
giáo dục là một trong những công việc quan trọng, cần thiết không thể thiếu của 
người quản lý giáo dục, đòi hỏi người chỉ đạo phải có kế họach, phương pháp. 
Xuất phát từ những lý do trên, tôi chọn đề tài “Nâng cao chất lượng thống kê trong 
quản lý giáo dục” để làm tiểu học tốt nghiệp. 
* Mục đích của đề tài: 
Mục đích nghiên cứu đề tài là nhằm nâng cao chất lượng thống kê nói 
chung, hoạt động nâng cao chất lượng Thống kê trong quản lý giáo dục nói riêng 
để thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. 
II.- NỘI DỤNG ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: 
Hồ sơ trường là tập Hệ thống các thông tin quản lý giáo dục. Nó được thiết 
kế trên môi trường Excel nhằm giúp các đơn vị thuận lợi trong việc nhập thông tin 
và kiểm tra tính logic, mặc khác bằng chương trình có thể chuyển trực tiếp thông 
tin từ Hồ sơ trường vào chương trình quản lý EMIS mà không cần phải nhập dữ 
liệu trực tiếp từ chương trình. 
Hồ sơ trường được chia thành các cấp học: Nhà trẻ, mẫu giáo, mầm non, 
tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông, nhiều cấp,. Mỗi cấp học tiếp tục 
chia thành các kỳ báo cáo: Kỳ đầu năm học (tháng 9), kỳ giữa năm học (tháng 12) 
và kỳ cuối năm học (tháng 5). 
Tương ứng mỗi kỳ báo cáo của một cấp học được thiết kế trên 01 file Excel, 
trong mỗi file Excel thông tin được chia thành các lớp tương ứng với từng sheet, 
cụ thể: 
Trường: Các thông tin cơ bản về trường/trung tâm 
LớpHọc: Các thông tin về lớp. 
Học sinh..: Các thông tin về học sinh. 
Nhân sự: Các thông tin về nhân sự 
CơSởVC: Các thông tin về cơ sở vật chất. 
Điểm trường: Các thông tin cơ bản về điểm trường phụ. 
Quá trình thực hiện. 
Hồ sơ trường nói riêng, công tác thống kê giáo dục và đào tạo nói chung nó 
đều là một bộ phận quan trọng trong hệ thống thống kê Nhà nước, nhằm giúp cho 
việc đánh giá hiện trạng giáo dục trên phạm vi cả nước, từng vùng lãnh thổ cũng 
như từng địa phương. 
Để nâng cao hiệu quả công tác thống kê, đảm bảo thông tin thống kế trung 
thực, khách quan, chính xác, đầy đủ, kịp thời. Để đạt được điều đó, người thực 
hiện, chỉ đạo các đơn vị cơ sở về công tác thống kê phải luôn năng động, sáng tạo 
trong việc hướng dẫn những tiêu chí cần thiết thuận lợi cho việc tổng hợp. Từ 
nhận định trên mà hồ sơ trường đã và đang được thực hiện nhằm góp phần làm 
cho công tác thống kê giáo dục và đào tạo ngày một tốt hơn. 
1.- Biện pháp thực hiện: 
* Thuận lợi: 
- Đuợc sự đầu tư mạnh của Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục - Bộ 
Giáo dục và Đào tạo. 
- Được sự quan tâm của lãnh đạo Sở. 
- Bản thân có quá trình phụ trách công việc liên tục nhiều năm. 
- Nhờ sự hợp tác của các đơn vị huyện, thị xã, thành phố. 
 - Nhờ có địa chỉ email phủ kín ở các đơn vị. 
* Khó khăn: 
- Còn một số đơn vị hay thay đổi cán bộ thống kê. 
- Ở cấp Tiểu học có quá nhiều điểm trường, địa bàn đi lại khó khăn nên ảnh 
hưởng đến công việc tổng hợp. 
- Chương trình chưa được hoàn thiện ổn định. 
Vì vậy đòi hỏi người làm công tác này phải có trách nhiệm, phải nắm vững 
mục đích, yêu cầu, thời điểm báo cáo. Từ những khó khăn trên để đáp ứng được 
công tác lãnh đạo, chỉ đạo một cách sâu sát thì số liệu thống kê giáo dục cũng như 
hồ sơ trường là một trong những công việc quan trọng, cần thiết không thể thiếu 
của người quản lý giáo dục. 
- Muốn làm tốt được điều này khâu quan trọng là nhập dữ liệu là một trong 
những khâu quan trọng trong quá trình thu thập và xử lý thông tin của Hệ thống 
EMIS, quá trình này chiếm nhiều thời gian và góp phần kiểm tra độ chính xác về 
logic của thông tin. Việc nhập dữ liệu được triển khai trên phạm vi rộng (đến tận 
từng trường), vì vậy cần phải chọn một công cụ nhập liệu đơn giản, phổ thông và 
đạt hiệu quả. Trước yêu cầu đặt ra, việc chọn Excel làm công cụ để thiết kế các 
biểu mẫu dùng để nhập dữ liệu cho Hồ sơ trường đã ứng. Qúa trình thu thập và 
nhập dữ liệu hồ sơ trường vào hệ thống Emis về cơ bản là như sau: 
+ Sở Giáo dục và Đào tạo triển khai hồ sơ trường trên Excel được thiết kế 
sẵn theo mẫu hồ sơ trường đến các đơn vị trực thuộc (trường và trung tâm) và 
Phòng Giáo dục & Đào tạo. Phòng Giáo dục và Đào tạo tiếp tục triển khai hồ sơ 
trường đến các đơn vị trực thuộc phòng. Các đơn vị tiến hành thu thập thông tin 
và nhập dữ liệu vào hồ sơ trường trên Excel. 
+ Sau khi nhập dữ liệu và kiểm tra chính xác, các đơn vị gửi báo cáo và dữ 
liệu trên đơn vị chủ quản. 
+ Đơn vị chủ quản trực tiếp sẽ nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu (bằng cách 
đọc dữ liệu) của chương trình Emis cài tại đơn vị chủ quản đó. 
+ Dữ liệu Emis đã nhập sẽ được kết xuất và truyền lên đơn vị chủ quản cấp 
trên. 
+ Nếu có một số trường hợp đặc biệt như đơn vị không có máy vi tính thì 
số liệu của đơn vị sẽ được điền trên giấy và đơn vị chủ quản sẽ phải nhập số liệu 
vào file Excel rồi đọc dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Emis. 
- Triển khai dữ liệu Excel hồ sơ trường 
 + Khi gửi file hồ sơ trường cho các đơn vị thì cần xem rõ loại hình trường 
để gửi file hồ sơ trường cho hợp lý (ví dụ: Trường Tiểu học có lớp 6 hoặc THCS 
có lớp 5 thì dùng mẫu Phổ thông cơ sở; một trường hợp khác Trường trung học cơ 
sở có lớp 10 hoặc Trung học phổ thông có lớp 9 thì dùng biểu Phổ thông trung 
học; thêm một trường hợp là trường trung học cơ sở có cả lớp 5 và lớp 10 (còn gọi 
là trường nhiều cấp) thì dùng mẫu phổ thông 1+2+3. 
+ Còn đối với các trường Tiểu học có cơ sở mầm non, hoặc các trường mầm 
non có lớp tiểu học: Do đây là 2 ngành học khác biệt nên cần tách tiêng. Như vậy, 
ta phải khai báo trên 2 hồ sơ trường, cơ sở nào không phải là cơ sở chính thì phải 
khai báo thêm thông tin “Mã trực thuộc:, tại đây ta ghi vào mã đơn vị của cơ sở 
chính. 
- Tùy theo trường tương ứng Sở Giáo dục sẽ gửi dữ liệu cho các đơn vị trực 
thuộc. 
- Sở Giáo dục phải gửi danh sách mã đơn vị cho các đơn vị trực thuộc. Cách 
đánh mã đơn vị do Sở Giáo dục và Đào tạo quyết định. Tham khảo thêm về cách 
đánh mã trường trong tài liệu hướng dẫn sử dụng Emis. 
- Khi nhận dữ liệu đã thu thập từ các trường trực thuộc, nhiệm vụ của 
Phòng/Sở Giáo dục nên tổ chức lưu trữ các tệp *.xls một cách hợp lý, khoa học để 
tiện cho việc đưa dữ liệu vào cơ sở dữ liệu hay tra cứu khi cần thiết. Có thể tham 
khảo các cách tổ chức thư mục lưu trữ. Tùy theo cách lưu trữ, có thể dùng tên 
trường làm tên tệp để dễ tìm: 
ví dụ: D:\Muoi\Hosotruong\Nam2010-2011\KyT12\THPT\THPT_DantocNoitruTinh_T12.xls. 
- Cách lưu trữ hồ sơ đối với cấp trường: Sau khi nhập dữ liệu cho một kỳ, 
người nhập dữ liệu cần tổ chức lưu trữ các tệp *.xls một cách hợp lý, khoa học để 
tiện cho việc sửa đổi hay tra cứu khi cần thiết. Đối với cấp trường có thể dùng tên 
trường làm file để không lẫn khi gửi về Phòng/Sở Giáo dục (ví dụ: 
D:\Hosotruong\Nam 2011-2012\THPT_NguyenTrungTruc_T5xls. 
- Cách nhập dữ liệu: 
Những nét cơ bản trước khi nhập dữ liệu: 
- Khi Sở/Phòng chuyển giao các tệp Excel hồ sơ trường dưới dạng *.xlt, đây 
là file mẫu (templates), sau khi nhập dữ liệu vào file mẫu xong, khi lưu (save) thì 
mặc định Excel sẽ yêu cầu người dùng ghi lại dưới dạng *.xls (có tên là Microsoft 
Excel Work Book). 
- Các dữ liệu được nhập trong các trang (sheet), mỗi trang được dùng cho 
một lớp thông tin tương ứng. Thông tin tại các trang là thông tin chung toàn 
trường kể cả điểm trường phụ. 
- Riêng đối với những trường có nhiều điểm trường phụ thì phải chép Sheet 
“DiemTruong” thành nhiều Sheet với số lượng tương ứng, dữ liệu được thu thập là 
dữ liệu của chính điểm trường đó. 
- Các nhóm dữ liệu được chia thành các trang với các tên tương ứng. Để 
nhập dữ liệu cho nhóm nào, nhắp chuột lên trang muốn chọn. 
- Các ô màu xanh nhạt là các ô nhập dữ liệu; các ô màu xanh đậm là phần tự 
động tính toán và được khóa đối với việc nhập dữ liệu. 
- Sau khi nhập xong số liệu cho mỗi 
bảng, cần theo dõi phần thông báo lỗi trên các ô lưới bên phải các bảng dữ 
liệu. Nếu dữ liệu nhập sai, các ô lưới báo lỗi tương ứng với ô nhập liệu (theo thứ 
tự hàng ngang và hàng dọc) sẽ có ký tự “L” màu đỏ. Do đó cần kiểm tra lại các ô 
dữ liệu tương ứng với ô báo lỗi để nhập lại cho đúng. 
- Các đơn vị Phòng Giáo dục thường thì cơ bản đã có cán bộ thống kê phụ 
trách riêng nên rất dễ trong việc nhập hồ sơ trường; nhưng ở các trường Mầm non, 
Tiểu học, Trung học cơ sở, Trung học phổ thông và cấp 2+3 đa số là không có 
người phụ trách công tác thống kê, thường là giao cho Phó hiệu trưởng hoặc công 
đoàn, như thế rất khó trong quá trình thu thập số liệu dễ bị nhầm vì một người đi 
tiếp thu trực tiếp còn người khác thực hiện. Chính từ những thuận lợi và khó khăn 
nêu trên mà tôi thường gặp phải, từ đó tôi có kế hoạch thực hiện như sau: 
 2.- Những giải ph