SKKN Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ kế toán Trường THCS U Minh

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU 
QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ KẾ 
TOÁN TRƯỜNG THCS U MINH 
1. Sự cần thiết, mục đích của việc thực hiện sáng kiến : 
 Kế toán hành chính sự nghiệp là công tác tổ chức hệ thống số liệu để quản 
lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng quyết toán kinh phí, tình hình 
quản lý và sử dụng quỹ, tình hình chấp hành dự toán thu- chi và thực hiện các 
tiêu chuẩn định mức của đơn vị theo luật ngân sách của Nhà nước. 
 Đối với tất cả các cơ quan Nhà nước nói chung đơn vị trường học nói riêng 
ngoài yếu tố con người thì nguồn kinh phí là yếu tố rất quan trọng để đảm bảo 
cho cơ quan đơn vị hoạt động và phát triển, nó là tư liệu lao động, là phương tiện, 
là động lực để đơn vị hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của mình. 
Kế toán là một công cụ không thể thiếu trong sự nghiệp kinh tế xã hội của 
loài người, bởi nó gắn liền với hoạt động quản lý. Công việc kế toán đòi hỏi sự 
chi tiết, rõ ràng và độ chính xác cao. Do đó cần phải có sự thay đổi về mọi mặt để 
có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý ngày càng cao hơn, phù hợp với sự phát 
triển của thời đại. 
Trải qua nhiều năm đổi mới nền kinh tế của Việt Nam đã có nhiều khởi 
sắc, cơ chế quản lý tài chính có sự thay đổi sâu sắc, tác động lớn đến hoạt động 
trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các 
đ[n vị hành chính sự nghiệp được giao quyền tự chủ trong hạch toán khoán kinh 
phí. Muốn thực hiện được điều đó các đơn vị cần phải có cơ chế quản lý một cách 
khoa học, hợp lý, thực hiện tổng hoà nhiều biện pháp. 
Để giúp các đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí được Nhà nước cấp, đảm 
bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm giúp cho việc kiểm tra kiểm soát 
thuận lợi hơn thì cần phải có những biện pháp phải làm với các nội dung hoạt 
động như: dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát. Trong từng lĩnh vực từng loại 
hình hoạt động. Công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt là một trong những 
biện pháp đặc biệt quan trọng nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính của 
đơn vị. Thực trạng hiện nay với sự phát triển của khoa học tiên tiến thì phần lớn 
là hồ sơ được quản lý bằng công nghệ tin học, song vấn đề không thể thiếu công 
tác sắp xếp quản lý hồ sơ bằng phương pháp thủ công. 
 Như kế toán thường có rất nhiều loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ sách 
chúng liên quan mật thiết với nhau, nếu ta làm mất hay thất lạc một loại nào đó 
thì công việc sẽ không thuận lợi và gặp nhiều khó khăn. Để tránh thất lạc và sử 
dụng chúng trong quá trình giải quyết công việc thanh toán, báo cáo quyết toán 
đầy đủ chính xác và kịp thời thì các loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách phải 
được phân loại và sắp xếp một cách khoa học. 
 2. Phạm vi triển khai thực hiện : 
Công tác quản lý hồ sơ ở các cơ quan Nhà nước nói chung và đơn vị 
trường học nói riêng là rất quan trọng song việc sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán lại 
đặc biệt quan trọng hơn, hồ sơ kế toán không phải lưu trữ 5 năm, 10 năm mà phải 
lưu trữ từ 20 năm, 30 năm và lâu hơn nữa. Nhận thức được vấn đề trên tôi thấy 
cần phải có những giải pháp để nâng cao công tác quản lý hồ sơ kế toán tốt không 
thể thiếu trong mọi lĩnh vực, mọi loại hình hoạt động, sắp xếp quản lý hồ sơ kế 
toán tốt, khoa học sẽ thúc đẩy nhanh tiến trình đổi mới của đất nước nâng cao 
chất lượng công tác quản lý tài chính tại đơn vị hành chính sự nghiệp góp phần 
thực hiện tốt luật ngân sách Nhà nước. 
 Trong địa bàn trường học và nhân rộng, áp dụng với phạm vi trong 
toàn ngành giáo dục và các ban ngành của huyện, tỉnh. 
 3. Mô tả sáng kiến : 
 Để nâng cao công tác quản lý hồ sơ kế toán mang lại hiệu quả cao thì đây là 
một vấn đề khá nan giải, mà chúng ta muốn quản lý sắp xếp hồ sơ tốt thì cần phải 
có những biện pháp thiết thực và hiểu được hồ sơ sổ sách là gì? ý nghĩa tác dụng 
của công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt như thế nào? Tôi xin được trình 
bày như sau: 
+ Khái niệm hồ sơ sổ sách kế toán: 
*Hồ sơ: Là tập hợp văn bản, chứng từ, tài liệu có liên quan với nhau nhằm 
phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể. Được hình thành trong 
 quá trình giải quyết công việc, nghiệp vụ thanh toán, tổng hợp, báo cáo nhằm 
thực hiện tốt luật ngân sách Nhà nước. 
*Sổ sách: Là những văn bản tài liệu và tập hợp các nghiệp vụ chứng từ đã 
được xử lý, thanh toán, báo cáo, ghi sổ và lưu trữ. 
Hồ sơ sổ sách kế toán trong nhà trường cũng phải được ghi sổ phản ánh rõ 
ràng đầy đủ, chính xác, sạch đẹp và khoa học được lưu trữ bảo quản theo quy 
định chung của Nhà nước. 
+ Ý nghĩa tác dụng của công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt: 
- Lập hồ sơ kế toán là khâu rất quan trọng. 
- Lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho hiệu trưởng và cấp trên quản lý tài chính tốt. 
- Lập hồ sơ tốt sẽ lưu trữ đầy đủ chính xác các văn bản, chứng từ đã sử lý 
của các sự việc giúp cho việc nghiên cứu thực hiện luật ngân sách Nhà nước đúng 
chủ trương đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước. 
- Lập hồ sơ lưu trữ bảo quản tốt sẽ giúp cho việc kế thừa những kinh 
nghiệm hay, những cách làm sáng tạo sẽ khắc phục tránh được những sai sót 
không đáng có, từ đó nâng cao chất lượng hiệu quả công tác. 
+Các biện pháp sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt: 
Để quản lý tốt hồ sơ kế toán không phải là đơn thuần bởi những nghiệp vụ 
phát sinh có chung một số liệu song mỗi hồ sơ lại phản ánh khác nhau do vậy 
chúng ta phải hiểu và nắm được các nguyên tắc đặc trưng cơ bản, tuân theo quy 
định cụ thể về các hình thức sổ kế toán. 
Ví dụ: Hình thức sổ kế toán nhật ký-sổ cái: (NK-SC) 
 a. Nguyên tắc đặc trưng cơ bản. 
*Là các nghiệp vụ kế toán phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự 
thời gian và phân loại hệ thống hoá nội dung kế toán theo kinh tế kế toán trên 
cùng một sổ kế toán tổng hợp là nhật ký- sổ cái và trong cùng một quy trình ghi 
chép căn cứ để ghi vào sổ nhật ký - sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng 
hợp chứng từ kế toán cùng loại, cùng một nội dung. 
 b.Trình tự nội dung ghi chép sổ kế toán: (KT) 
 - Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp 
chứng từ đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi nợ, có vào NK-SC. Mỗi loại 
chứng từ là một nghiệp vụ phát sinh được ghi một dòng, đồng thời ở NK-SC và 
bảng tổng hợp chứng từ được lập theo những chứng từ cùng loại phát sinh nhiều 
lần trong một ngày (như phiếu thu, chi, xuất, nhập,) 
- Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ sau khi dùng ghi vào NK-
SC phải được ghi vào sổ quỹ và các sổ khác có liên quan. 
- Cuối tháng sau khi đã phản ánh toàn bộ các chứng từ kế toán phát sinh 
trong tháng vào NK-SC và các sổ khác có liên quan, tiến hành cộng khoá sổ. 
- Từ NK-SC lên bảng tổng hợp kiểm tra đối chiếu khớp đầy đủ, chính xác 
ta tiến hành lập bảng cân đối tài khoản và báo cáo tài chính. 
c. Trình tự ghi sơ đồ theo hình thức nhật ký chung 
Chứng từ 
kế toán 
Sổ nhật ký 
chung 
Sổ cái 
Bảng cân 
đối SPS 
Báo cáo tài 
chính 
Sổ kế toán 
chi tiết 
Bảng tổng 
hợp chi tiết 
d. Phân loại chứng từ: 
Để tổng hợp phân tích tình hình sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước 
cung cấp các thông tin kế toán tài chính cần thiết thuận lợi cho vịêc kiểm tra, 
kiểm soát các khoản thu – chi quản lý tài chính của đơn vị tốt cần đảm bảo kịp 
thời đầy đủ chính xác và khoa học. 
- Chẳng hạn khi ta tổng hợp chứng từ để báo cáo quyết toán quý, ngoài 
việc cập nhật ghi chép vào các sổ có liên quan chúng ta cần xác định rõ nội dung 
các mục chi để tổng hợp bởi mỗi mục chi có nhiều nghiệp vụ thanh toán khác 
nhau phải theo đúng luật ngân sách Nhà nước cụ thể như mục 119(7000) chi phí 
nghiệp vụ chuyên môn được chi tiết như sau: 
Mục 7000: chi phí nghiệp vụ chuyên môn. 
7001: Vật tư chuyên môn. 
7003: In ấn phô tô biểu mẫu. 
7006: Tài liệu. 
7049: Chi phí khác. 
Khi xác định rõ nội dung mục chi ta tách ra các tiểu mục và dùng nôtet kẹp 
ở phần đầu góc trái chứng từ của mỗi mục chi đã tổng hợp. Làm như vậy sẽ giúp 
chúng ta kiểm tra đối chiếu ghi vào sổ -> lên biểu mẫu báo cáo quyết toán không 
bị bỏ sót chứng từ, sau khi báo cáo quyết toán được duyệt ta dùng sơ mi nút kẹp 
lại theo từng quý, năm. 
Tủ hồ sơ cần có các ngăn, chúng ta phân loại, sắp xếp theo thứ tự hàng 
quý, hàng năm gọn gàng, ngăn lắp và dùng các ký hiệu cho các ngăn tủ hồ sơ để 
nhìn vào chúng ta dễ nhận biết, nhanh chóng lấy được hồ sơ cần tìm, giúp cho 
việc kiểm tra dễ dàng, thuận lợi, không mất thời gian tìm kiếm. 
d. Công tác vệ sinh bảo quản hồ sơ kế toán: 
Trên thực tế việc bảo quản hồ sơ kế toán phần đa bằng công nghệ khoa học 
hiện đại song cũng không hẳn được vẹn toàn chúng ta phải thường xuyên diệt 
 virus để nó không phá huỷ hồ sơCông tác này rất cần thiết nhưng chúng ta 
cũng không thể bỏ qua công tác vệ sinh và bảo quản hồ sơ kế toán thủ công. 
Nếu chúng ta chỉ sắp xếp quản lý hồ sơ tốt không thì chưa đủ mà chúng ta 
cần phải giữ gìn cho hồ sơ luôn mới, sạch, khoa học đó là ta phải thường xuyên 
vệ sinh hồ sơ như: Lau chùi bụi bẩn sạch sẽ, chứng từ mỗi quý sau khi báo cáo 
quyết toán đã được duyệt cho vào sơ mi kẹp lại theo quý, năm. Ngoài ra mỗi 
tháng, quý chúng ta phải xịt thuốc mối, kiến, dán để hồ sơ luôn mới không bị hư, 
mục nát. 
 4. Kết quả, hiệu quả mang lại: 
Trên đây là một số giải pháp mà bản thân tôi đã đúc kết từ thực tế trong 
công tác nhiều năm và qua nghiên cứu tài liệu mà tôi tập hợp lại để cùng trao đổi 
với đồng nghiệp, tuy không phải là những chuẩn mực tuyệt đối song tôi nghĩ đó 
là những việc làm thiết thực đối với bản thân tôi nói riêng và đối với mỗi người 
làm kế toán nói chung bởi khi tôi áp dụng những biện pháp trên bản thân tôi đã 
thu được những hiệu quả tối ưu, đó là bản thân luôn hình thành cho mình thói 
quen ngăn nắp, tỉ mỉ, sử lý công việc nhanh, gọn , hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ 
được giao.Trước khi ứng dụng cấp trên về kiểm tra hồ sơ sắp xếp không được 
ngăn nắp, khoa học cho lắm nên hồ sơ chỉ đạt: Loại khá. Sau khi ứng dụng, hồ sơ 
luôn sắp xếp khoa học, ngăn nắp đảm bảo đ