SKKN Một số kinh nghiệm trong công việc in ấn, photo văn bản hành chính nhà nước nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả nghiệp vụ của chuyên viên công tác văn phòng

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 
MỘT SỐ KINH NGHIỆM TRONG CÔNG 
VIỆC IN ẤN, PHOTO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 
NHÀ NƯỚC NHẰM NÂNG CAO CHẤT 
LƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ CỦA 
CHUYÊN VIÊN CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 
PHẦN MỞ ĐẦU- ĐẶT VẤN ĐỀ 
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: 
 Như chúng ta đã biết, Văn phòng của cơ quan hành chính nhà nước là một 
phòng có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc, là 
trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về lĩnh 
vực được giao. Văn phòng là một phòng tổng hợp, quản lý và tham mưu về 
nhiều mặt điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo; nói cách khác, 
Văn phòng là tổ chức sự làm việc giúp lãnh đạo. Chức năng tham mưu của Văn 
phòng được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xây dựng Quy chế làm việc 
và tổ chức làm việc theo Quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện 
chương trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, thẩm định về phạm 
vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề án, kế hoạch, kiến nghị xử lý 
các vấn đề thuộc chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức, biên tập, kiểm tra và 
chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của các văn bản; in ấn, sao gửi các văn bản, 
tài liệu đến các đơn vị khác 
 Bên cạnh đó, Văn phòng còn là bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt động 
hàng ngày như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến 
đi công tác, hoạt động chuyên môn của các đơn vị, bộ phận; chuẩn bị các điều 
kiện, phương tiện bảo đảm công tác của cơ quan, tổ chức nói chung. 
Chức năng tham mưu, tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết 
với nhau: tham mưu nhằm để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu. Cũng từ đó 
việc lựa chọn, bồi dưỡng, đào tạo cán bộ Văn phòng cần có định hướng đáp ứng 
tốt chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, trong đó cần xác định rõ Văn phòng 
không chỉ là cái “hộp thư” hay “một cái máy giúp việc” đơn thuần, mà cần có 
những con người phấn đấu vươn lên, sáng tạo, có được những ý kiến đề xuất xác 
đáng; đồng thời cũng cần tránh coi Văn phòng là “cơ quan tổng tham mưu”, bao 
biện làm thay những công việc không đúng chức năng. 
 Công tác Văn phòng là công tác thiết yếu, thường xuyên, liên tục và có tính 
bắt buộc đối với bất kỳ cơ quan, đơn vị nào. Trong vô vàn công việc thuộc về 
Văn phòng, thì công tác soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết, quản lý văn 
bản, đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính nhà nước là một trong những 
công tác có vị trí quan trọng trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước. 
Hoạt động văn thư liên quan đến nhiều vấn đề như: kỹ thuật soạn thảo, thủ tục 
ban hành, cách thức giải quyết, biện pháp quản lý. Trong các cơ quan quản lý 
nhà nước, việc quan niệm đúng về công tác Văn phòng, đặc biệt là công tác soạn 
thảo, ban hành, in ấn, sao gửi văn bản là một nội dung rất quan trọng, đảm bảo 
cho việc chỉ đạo, quản lý tốt công tác thông tin hành chính, góp phần tăng năng 
suất, chất lượng và hiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị. Đối tượng tác 
nghiệp cụ thể của hoạt động văn thư là văn bản. Văn bản hành chính đóng vai 
trò không thể tách rời với mọi hoạt động của xã hội. Đặc biệt, trong hoạt động 
quản lý nhà nước, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản, là một trong những 
yếu tố quan trọng, thiết yếu để kiến tạo thể chế của nền hành chính nhà nước; là 
phương tiện quan trọng để ghi lại, lưu giữ lại, chuyển đạt các quyết định quản 
lý; là hình thức để cụ thể hoá pháp luật, là sự thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các 
cơ quan nhà nước. Trong giai đoạn đổi mới, hiện đại hóa nền hành chính nhà 
nước hiện nay, việc thực hiện quy trình soạn thảo, in ấn, nhân bản sao cho đạt 
hiệu quả, chất lượng, bảo mật, kịp thời là điều hết sức quan trọng và cần thiết. 
Trong phạm vi đề tài này, tôi xin chỉ đề cập đến công việc liên quan đến nhiệm 
vụ được giao thuộc lĩnh vực công tác Văn phòng, đó là công tác in ấn, nhân bản 
tài liệu, văn bản của cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo; từ đó nêu lên một số kinh 
nghiệm tích lũy qua thực tiễn tại đơn vị nhằm góp phần chuẩn hóa, hiện đại hóa 
nền hành chính nhà nước. 
Có thể nói rằng, trong bất kỳ công việc gì, nhiệm vụ gì, ngành nghề nào, 
muốn hoàn thành đạt kết quả tốt, người thực hiện phải nỗ lực học tập, nghiên 
cứu, tích lũy kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng, am tường nghiệp vụ và nhất là 
phải quyết tâm cải tiến thao tác theo hướng hiệu quả, chất lượng. Với nhận thức 
trên, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, bản thân tôi 
thường băn khoăn, trăn trở làm sao để hoàn thành công tác photo, in ấn, nhân 
bản tài liệu, công văn của đơn vị một cách hiệu quả nhất, đáp ứng yêu cầu của 
lãnh đạo đơn vị và của ngành. Từ đó, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của 
mình, tôi thường xuyên học hỏi, vận dụng thực nghiệm, trao đổi tích lũy kinh 
nghiệm, khắc phục hạn chế Điều này đã góp phần quan trọng giúp tôi hoàn 
thành khá tốt công tác được giao. Thời gian đi qua, tôi càng có thêm kinh 
nghiệm, tự tin hơn trong việc tiếp nhận và hoàn thành nhiệm vụ được giao. Sau 
gần 6 năm công tác tại Văn phòng Sở, tôi đã đúc kết rút được một số kỹ năng, 
thao tác nghiệp vụ cơ bản mà bản thân đã vận dụng đạt hiệu quả trong quá trình 
thực thi nhiệm vụ. Đó là lý do tôi chọn thể hiện đề tài Sáng kiến kinh nghiệm: 
“Một số kinh nghiệm trong công việc in ấn, photo văn bản hành chính nhà 
nước nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả nghiệp vụ của chuyên viên công 
tác Văn phòng”. 
II. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ĐỀ TÀI: 
- Đối tượng: Công tác in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu 
nhằm đảm bảo hoạt động chỉ đạo toàn ngành của Sở Giáo dục và Đào tạo Kiên 
Giang. 
- Phạm vi đề tài: Một số kinh nghiệm thực hiện có hiệu quả công tác in 
ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu của Sở Giáo dục và Đào tạo Kiên 
Giang. 
III. MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU: 
Vận dụng, đề xuất một số kinh nghiệm thực hiện có hiệu quả công tác in 
ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu nhằm đảm bảo hoạt động chỉ đạo 
toàn ngành của Sở Giáo dục và Đào tạo Kiên Giang; góp phần cùng đơn vị và 
toàn ngành hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị được giao. 
PHẦN THỨ HAI – GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 
I. NHỮNG KHÓ KHĂN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN: 
1. Về phía khách quan: 
 Như trên đã nói, công tác Văn phòng là công tác thường xuyên, liên tục, 
thiên về thao tác nghiệp vụ. Do vậy, người làm Văn phòng, nhất là đảm nhiệm 
công tác in ấn, photo, nhân bản, bảo mật văn bản, tài liệu; ngoài trình độ chuyên 
môn, tinh thần trách nhiệm, trung thực, cần phải có kỹ năng nhất định. Thực tế 
cho thấy, người càng có thâm niên, tích lũy được nhiều kinh nghiệm, có kiến 
thức tổng hợp, thì càng xử lý công việc linh hoạt, đạt hiệu quả hơn. Ngược lại, 
người mới làm công tác này chắc chắn sẽ có ít nhiều những khó khăn, khó có 
thể xử lý công việc một cách thuần thục, thành thạo, nhất là khi máy móc hỏng 
hóc hoặc gặp sự cố. Với tôi, mặc dù đã đảm nhận công tác này đã 6 năm, nhưng 
do yêu cầu về công tác hành chính nhà nước ngày càng cao. Do vậy, bản thân 
cũng gặp một số khó khăn khi thực hiện nhiệm vụ. 
Mặt khác, nhìn nhận vấn đề một cách toàn diện, chúng ta thấy rằng, công 
tác Văn phòng thường có những công việc đột xuất, có khi rất cấp thiết, đòi hỏi 
phải xử lý trong thời gian ngắn, thậm chí tức thời phải hoàn thành khối lượng 
công việc lớn. Vì vậy, người làm công tác Văn phòng rất dễ bị động; nếu xử lý 
không khéo léo, linh hoạt, cẩn trọng sẽ dễ dẫn đến sai lệch yêu cầu nội dung 
hoặc ùn tắc, tồn động công việc. Điều này chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả 
và chất lượng công việc. 
2. Về phía chủ quan: 
Hơn 16 năm trước đây, bản thân tôi là giáo viên trực tiếp đứng lớp, thuần 
thục công việc chuyên môn giảng dạy; chưa quen với công việc hành chính, 
chưa am hiểu nhiều về công tác hành chính Văn phòng. Do vậy, khi nhận nhiệm 
vụ phụ trách phòng máy in ấn, photo, nhân bản, văn bản, tài liệu của cơ quan Sở 
Giáo dục và Đào tạo, bản thân có nhiều bỡ ngỡ, chưa thành thạo nghiệp vụ, chưa 
kịp nắm bắt hết các kỹ thuật sửa chữa máy móc, thiết bị. 
Tuy nhiên, thời gian sau đó, bản thân được tham dự các lớp bồi dưỡng 
kiến thức Quản lý Nhà nước ngạch chuyên viên. Đồng thời với tinh thần cầu 
tiến, khắc phục khó khăn, nỗ lực phấn đấu, quyết tâm hoàn thành nhiệm vụ được 
giao, tôi đã cố gắng vừa làm vừa học hỏi, trao đổi với đồng nghiệp đi trước, vừa 
tích lũy kinh nghiệm thực tiễn, tích cực thử nghiệm những cải tiến kỹ thuật, đổi 
mới phương pháp. Nhờ đó, kết quả công tác đạt được ngày một tốt hơn, hoàn 
thiện hơn. Sau đây là một số giải pháp khắc phục khó khăn đạt hiệu quả mà bản 
thân đã vận dụng để hoàn thành tốt nhiệm vụ trong quá trình tổ chức thực hiện. 
 II. NHỮNG GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN: 
 1. Nghiên cứu, nắm vững những đặc điểm khái quát về văn bản hành 
chính nhà nước: 
1.1. Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan 
hành chính bao gồm: 
a) Văn bản quy phạm pháp luật: theo quy định của Luật ban hành văn 
bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân năm 2004. 
Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06 tháng 9 năm 2006 của Chính phủ quy 
định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp 
luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; Nghị định số 104/2004/NĐ-CP 
ngày 23 tháng 3 năm 2004 của Chính phủ về Công báo nước Cộng hòa xã hội 
chủ nghĩa Việt Nam. 
b) Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt), Thông 
báo, Thông cáo, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Báo cáo, Biên bản, 
Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Công điện, Giấy chứng nhận, Giấy ủy nhiệm, 
Giấy mời, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Giấy giới thiệu, Giấy 
nghỉ phép, Giấy đi đường và một số văn bản khác. 
Đặc biệt cần nắm vững thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản 
hành chính thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP 
ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn 
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Công văn số 4129/VPCP-HC ngày