SKKN Ứng dụng CNTT trong công việc quản lý thu – chi (Kế toán quỹ) tại Trung tâm Giáo dục thường xuyên Tỉnh

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI 
TRUNG TÂM GIÁO DỤC THƯỜNG XUYÊN TỈNH ĐỒNG NAI 
 Mã số: ................................ 
 (Do HĐKH Sở GD&ĐT ghi) 
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 
ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG VIỆC QUẢN LÝ THU – 
CHI ( KẾ TOÁN QUỸ) TẠI TRUNG TÂM GIÁO DỤC 
THƯỜNG XUYÊN TỈNH 
 Người thực hiện: TRẦN THỊ HIỀN 
 Lĩnh vực nghiên cứu: 
 - Lĩnh vực khác : Kế toán Quỹ 
Năm học: 2012-2013 
SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC 
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN 
1. Họ và tên: Trần Thị Hiền 
2. Ngày tháng năm sinh: 24 -03-1977 
3. Nam, nữ: Nữ 
4. Địa chỉ: số 2, tổ 39A, KP 4, phường Bình Đa, Biên Hòa – Đồng Nai 
5. Điện thoại: 0613829837 (CQ)/ (NR); ĐTDĐ : 0918864500 
6. Fax: 0613829837 E-mail : 
7. Chức vụ: Chuyên viên 
8. Đơn vị công tác: Trung tâm Giáo dục thường xuyên tỉnh Đồng Nai 
II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO 
- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Cử nhân 
- Năm nhận bằng : 2005 
- Chuyên ngành đào tạo: công nghệ thông tin 
III. KINH NGHIỆM KHOA HỌC 
- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm : Thủ quỹ 
 Số năm có kinh nghiệm: 06 năm 
- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 6 năm gần đây: 
− Ứng dụng CNTT trong quản lý văn thư lưu trữ ở Trung tâm GDTX tỉnh Đồng 
Nai 
− Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản hành chính tại Trung tâm GDTX tỉnh 
Đồng Nai 
 I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 
Thúc đẩy ứng dụng và phát triển Công nghệ thông tin là một trong những 
nội dung cốt lõi của Đề án “Đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về Công 
nghệ thông tin – truyền thông và Chương trình Quốc gia về ứng dụng Công nghệ 
thông tin – truyền thông trong các cơ quan nhà nước giai đoạn 2011 – 2015” đã 
được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt năm 2010. Kết quả triển khai năm 2011 tại 
các cơ quan, đơn vị cho thấy phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin nói chung 
và trong cơ quan nhà nước nói riêng đã được đẩy mạnh và triển khai một cách bài 
bản. Việc này tiếp tục khẳng định vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong 
đời sống xã hội; giúp các tổ chức, doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết 
kiệm chi phí; giúp chính quyền các cấp nâng cao hiệu quả hoạt động chỉ đạo, góp 
phần nâng cao công khai minh bạch và chống tham nhũng, lãng phí. 
Công nghệ thông tin và truyền thông là động lực quan trọng góp phần bảo 
đảm sự tăng trưởng và phát triển bền vững của đất nước, nâng cao tính minh bạch 
trong các hoạt động của cơ quan nhà nước, tiết kiệm thời gian, kinh phí cho các cơ 
quan, tổ chức, doanh nghiệp và người dân 
Nhận thức được tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ 
quan nhà nước đối với hoạt động quản lý thu - chi ở Trung tâm, trong những năm 
qua Trung tâm đã tập trung hoàn thành công tác quản lý thu –chi ngày càng có nề 
nếp, để tiện bề theo dõi. 
Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin, 
từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin 
điện tử, bên cạnh đó nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá trong 
các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của cán bộ, công chức với sự hỗ 
trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, từng bước góp phần thực 
hiện cải cách hành chính 
II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 
1. Cơ sở lý luận 
 Về cơ bản có thể hiểu, công tác quản lý thu -chi là công tác nhằm đảm bảo 
minh bạch, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung 
công tác này bao gồm về quản lý tiền mặt và theo dõi các thu –chi được chia ra 
làm 2 quỹ : quỹ cung ứng dịch vụ và quỹ công đoàn ở trung tâm; quản lý thu - chi 
bằng công nghệ thông tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; 
Trên thực tế, công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực 
hay quan liêu là do các quỹ được quản lý rõ ràng, chính xác trên giấy tờ và trong 
thực tế hay không.. Như vậy, thực hiện tốt công tác quản lý thu -chi sẽ góp 
phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác quản lý quỹ( kế toán quỹ) 
Trong hoạt động quản lý thu - chi ở trong các cơ quan nhà nước hiện nay, đều 
thực hiện bằng tay, có nghĩa là dựa vào sổ sách . Do đó, vai trò của công nghệ 
thông tin giúp người quản lý quỹ theo dõi con số được nhanh chóng rõ ràng và 
chính xác. 
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những 
tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy nahn chóng phục vụ các mục đích kinh tế, văn 
hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những 
bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của Trung tâm và cho học viên và 
sinh viên 
- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết 
xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của các tổ chức, cá nhân. Hồ sơ 
tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, 
qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện 
tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc ngày càng 
nâng cao và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà 
nước ở nước ta hiện nay. 
 2. Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài 
Từ những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy. Để 
làm tốt công việc quản lý thu -chi đòi hỏi người làm công tác này cần phải hiểu 
công tác kế toán quỹ là toàn bộ công việc liên quan về tiền bạc và rõ ràng minh 
bạch , tổ chức giải quyết và quản lý thu- chi trong phạm vi, nhiệm vụ và chức 
năng của các đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác, nhẹ nhàng. Người làm công 
tác này phải luôn năng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác thu -chi 
nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng, chính xác, 
đúng đường lối, đúng chế độ. Đồng thời giúp cho việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra 
công việc trong cơ quan được chặt chẽ.. Góp phần tiết kiệm được công sức, thời 
gian. 
 Ngoài ra người làm nhiệm vụ quản lý thu –chi cần nắm vững mẫu quản lý quỹ 
chung. 
+Theo dõi học phí các lớp ( nôp kho bạc va chuyển về trường) 
+ Phân loại quỹ 
− Ngày tháng ghi sổ 
− Ngày tháng chứng từ 
− Số hiệu chứng từ ( Thu, Chi) 
− Diễn giải 
− Số tiền ( thu, chi, tồn) 
− Ghi chú 
Từ chổ nắm được những nội dung cũng như yêu cầu cơ bản của công tác thu -chi 
tôi đã mạnh dạn áp dụng vào thực tiễn công tác trong công việc hàng ngày như tổ 
chức quản lý các quỹ như sau: 
 + Dùng nhiều hình thức biện pháp tổ chức tuyên truyền đến các cán bộ giáo 
viên, công nhân viên của trường biết trong thời kỳ hội nhập đất nước theo hướng 
công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì vấn đề tin học hóa đóng vai trò rất quan trọng 
trong sự phát triển của nền kinh tế nước ta hiện nay. Đặc biệt, với sự phát triển 
nhanh chóng của ngành công nghệ thông tin đã giúp con người xử lý khối lượng 
nghiệp vụ khổng lồ trong nền kinh tế . 
 + Hay nói cách khác tin học hóa đã giúp trung tâm đơn giản hóa hệ thống công 
việc và các thủ tục, nhưng vẫn phù hợp với môi trường pháp lý và bắt kịp với sự 
phát triển vượt bậc của nền kinh tế đất nước. Kế toán máy là quá trình ứng dụng 
công nghệ thông tin trong công tác kế toán của trung tâm, nhằm hỗ trợ công tác kế 
toán trong việc thu nhận, xử lý, tổng hợp, lưu trữ, tìm kiếm và cung cấp thông tin 
về tình hình tài chính của trung tâm trong quá trình hoạt động. 
 + Tổ chức nhiều cuộc Hội nghị tuyên truyền giáo dục ý nghĩa, lợi ích và tầm 
quan trọng của việc “Thực hiện tốt nề nếp làm việc trong văn phòng” bằng nhiều 
phương pháp, hình thức đa dạng, phong phú nhằm nâng cao sự nhận thức, hiểu biết 
sâu sắc trong mọi tổ chức tư tưởng cá nhân. Từ đó phát huy mạnh mẽ, nâng cao 
chất lượng và hiệu quả công tác trong tình hình mới. 
 1. Như chúng ta đã biết đất nước ta còn nghèo, đang trong thời kỳ hội nhập. 
Việc đầu tư cho ngành giáo dục còn thấp, còn nhiều thiếu thốn. Các năm gần đây 
Đảng, Nhà nước ta có đẩy mạnh việc đầu tư cho giáo dục ứng dụng công nghệ 
thông tin vào công việc . Xây dựng nhiều điểm trường khang trang đủ phục vụ cho 
công tác giảng dạy.. Trước tình hình đó là chuyên viên làm công tác quản lý quỹ. 
Bàn ghế để ngăn nắp, tủ, bàn vi tính sắp xếp đúng vị trí thuận tiện khi làm việc 
Sau khi sắp xếp văn phòng trở nên ngăn nắp đã tạo được không khí thoải mái, khi 
có khách đến liên hệ công tác cũng tạo được tâm lý tin tưởng nơi làm việc. 
 2. Về chuyên môn nghiệp vụ quản lý quỹ. Là một chuyên viên kiêm nhiệm thêm 
công tác quản lý quỹ để công việc ngày càng trôi chảy tôi phải ứng dụng chuyên 
môn mình đã học vào công việc thực tế để công việc trôi chảy, nhanh chóng và 
học tập rút kinh nghiệm những đơn vị trường bạn đã làm tốt rồi về áp dụng ở đơn 
vị mình. 
 3. Thực trạng việc tiếp nhận, quản lý các loại tiền với những mục đích khác 
nhau. Qua thời gian tìm hiểu, tôi đã lên kế hoạch phân tích các vấn đề còn tồn động 
để từ đó có hướng giải quyết. Cụ thể như sau: 
a. Theo dõi học phí các lớp : 
- Căn cứ theo phiếu thu biết tổng số tiền để nộp vào kho bạc được theo dõi trên sổ 
sách. 
 b.Theo dõi các loại quỹ : 
- Các loại quỹ của các năm được lập trong 1 file gọi là sotheodoiquy.doc 
Ở đó các quỹ được dùng Hyperlink liên kết đến các file excel chứa các con số thực 
tế theo dõi theo từng năm, khi cần kiểm tra ở mục quỹ nào thì chỉ cần nhấn chức 
năng liên kết là có thể kiểm rtra được con số thực tế. Sau đây có 2 ví dụ để kiểm 
tra 
Ví dụ 1: . Ở mục quỹ Công đoàn được theo dõi làm 2 đợt trong năm ( 6 tháng đầu 
năm và 6 tháng cuối năm ). Quỹ Công đoàn khi cần kiểm tra, ta đưa con trỏ chuột 
vào mục công đoàn năm 2012, kết quả hiển thị trên màn hình là 6 tháng cuối năm 
2012 
Ví dụ 2 : ở mục quỹ cung ứng dịch vụ được theo dõi theo từng tháng của năm( 
mười hai tháng có được lưu trên 12 sheet khác nhau, khi cần kiểm tra, ta đưa 
con trỏ chuột vào mục cung ứng dịch vụ năm 2012 trên màn hình cho ta thấy 12 
sheet, khi cần kiểm tra sheet nào thì nhắp chuột vào sheet đó khi đó sẽ hiện 
lên kết quả cần kiểm tra , hiện tại trên màn hình hiện lên tháng 12. 
III. HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI 
Thời đại ngày nay là thời đại phát triển r