SKKN Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở Trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ NỘI 
TRƯỜNG THPT CAO BÁ QUÁT – GIA LÂM 
------- ------- 
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 
 NÂNG CAO HIỆU QUẢ 
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ở 
TRƯỜNG THPT CAO BÁ 
QUÁT – GIA LÂM 
Lĩnh vực : Nhân viên 
Người thực hiện : Nguyễn Thị Hoàng Yến 
Tổ : Văn phòng 
Trường : THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm 
Hà Nội, tháng 5 năm 2012 
LỜI CẢM ƠN 
 Với tấm lòng biết ơn sâu sắc, chúng tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám 
hiệu, các thầy cô giáo, cán bộ công nhân viên Trường THPT Cao Bá Quát – Gia 
Lâm và các bạn bè đồng nghiệp đã quan tâm giúp đỡ, tận tình, chu đáo hướng 
dẫn chúng tôi thực hiện đề tài này. 
 Hà Nội, ngày 16 tháng 5 năm 2012 
 Tác giả 
 NGUYỄN THỊ HOÀNG YẾN 
PHẦN I: MỞ ĐẦU 
Bất kì một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trường học nào muốn duy trì 
hoạt động của mình đều phải có một bộ phận để thực hiện chức năng của một 
Văn phòng. Văn phòng được hiểu là Bộ phận phụ trách công việc hành chính, 
giấy tờ của một cơ quan, trường học bao gồm rất nhiều công việc cụ thể như: tổ 
chức – văn thư, thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm 
việc cho bộ máy lãnh đạo, quản lý và công tác giảng dạy, học tập của nhà 
trường. 
 Để thực hiện tốt nhiệm vụ nói trên, công việc văn phòng có thể giao cho 
một hoặc nhiều người tùy theo qui mô của từng cơ quan, đơn vị. 
 Hoạt động của bộ phận văn phòng các trường học nói chung và ở trường 
THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm nói riêng có ý nghĩa quan trọng là giúp việc chỉ 
đạo, điều hành của Ban giám hiệu đối với công tác giáo dục, đào tạo và các 
công tác khác của nhà trường. Vì vậy, cải tiến công tác của bộ phận văn phòng 
là đòi hỏi cấp thiết mang tính thường xuyên nhằm đáp ứng giải quyết nhiệm vụ 
của nhà trường. 
 Trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm trong nhiều năm qua có phong 
trào dạy tốt, học tốt, được Sở Giáo dục – Đào tạo và UBND thành phố Hà Nội 
đánh giá là trường tiên tiến xuất sắc. Tỉ lệ học sinh khá giỏi cao, tỉ lệ đỗ tốt 
nghiệp luôn đạt trên 99%, nhiều học sinh được giải trong các kỳ thi học sinh 
giỏi cấp thành phố. Góp phần làm nên thành tích chung đó có sự phấn đấu và 
cải tiến công tác của bộ phận văn phòng. Phát huy truyền thống của nhà trường 
trong những năm học qua, Chi ủy và Ban giám hiệu nhà trường đã có nhiều chủ 
trương đúng đắn, kịp thời cho bộ phận văn phòng để có những cải tiến trong 
hoạt động. 
Nhận thức được đầy đủ về ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn 
phòng, qua nhiều năm làm việc tại trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm, tôi 
đã không ngừng học hỏi, nghiên cứu những tài liệu, văn bản và mạnh dạn thực 
hiện đề tài: “Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở trường THPT” và 
bước đầu thu được một số kết quả khả quan. Chúng tôi mong nhận được những 
nhận xét và ý kiến đóng góp của các bạn đồng nghiệp để công việc văn phòng 
đạt hiệu quả cao hơn. 
PHẦN II: NỘI DUNG 
I/ Khái quát chung 
Trường THPT Cao Bá Quát nằm trên địa bàn huyện Gia Lâm, là địa bàn 
đông dân cư. Nhà trường đã nỗ lực, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho con em 
nông dân học tập tốt, rèn luyện tốt. Trong quá trình xây dựng và trưởng thành, 
nhà trường luôn chú trọng đến chất lượng giáo dục đi đôi với phát triển số 
lượng học sinh. Trường có qui mô 39 lớp với gần 2000 học sinh và 94 cán bộ, 
giáo viên. Nhìn chung, đội ngũ giáo viên của trường được đào tạo bài bản, 
100% đạt chuẩn, có gần 30% giáo viên có trình độ trên chuẩn (Thạc sỹ), nhiều 
thầy cô có kinh nghiệm giảng dạy, yêu nghề, đây là nền tảng để nhà trường 
hoàn thành tốt nhiệm vụ Giáo dục trong nhiều năm qua. Cơ cấu tổ chức của nhà 
trường gồm Ban giám hiệu, 7 tổ chuyên môn: tổ Toán, tổ Lý – KT, tổ Hóa – 
Sinh – Công nghệ, tổ Văn, tổ Sử - Địa – GDCD, tổ Anh, tổ Thể dục – Quốc 
phòng – Tin và Bộ phận văn phòng. Các tổ chức đoàn thể được đặt dưới sự lãnh 
đạo của chi bộ Đảng nhà trường. Bộ phận văn phòng gồm kế toán, thủ quỹ, thư 
viện, bảo vệ và lao công, tạp vụ. 
 Bộ phận văn phòng thực hiện nhiệm vụ thu chi tài chính, nhận và chuyển 
công văn, giấy tờ, chăm lo cơ sở vật chất, trang thiết bị học tập, duy trì nề nếp 
học tập, giảng dạy của nhà trường, làm tham mưu cho lãnh đạo nhà trường 
trong công tác tài chính và các mặt hoạt động khác liên quan đến việc thực hiện 
nhiệm vụ của trường. Hiệu trưởng nhà trường trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo mọi 
hoạt động của Bộ phận văn phòng đồng thời là chủ tài khoản, chịu trách nhiệm 
trước pháp luật về các khoản thu, chi học phí nhằm đảm bảo cho nhiệm vụ giáo 
dục và đào tạo của nhà trường. 
 Trường THPT Cao Bá Quát – Gia Lâm học 2 ca/ ngày nên công việc của 
Bộ phận văn phòng tăng lên đáng kể, muốn hoàn thành tốt phải mất không ít 
thời gian. Có thể khái quát những công việc chính của Bộ phận văn phòng như 
sau: 
- Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho lãnh đạo nhà 
trường và hoạt động của cơ quan. 
- Tổ chức sắp xếp và quản lý các văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu, học bạ, 
sổ điểm, sổ ghi đầu bài của giáo viên và học sinh. 
- Giúp lãnh đạo nhà trường các hoạt động như quản lý, điều hành việc 
giảng dạy và học tập của giáo viên, học sinh; tham quan, đón tiếp cấp 
trên hoặc các đơn vị bạn đến giao lưu, học hỏi, trao đổi kinh nghiệm. 
- Thu chi học phí theo quy định để đảm bảo nhiệm vụ giáo dục của nhà 
trường. 
- Tham gia giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở 
vật chất cho hoạt động của nhà trường và Ban giám hiệu; giúp lãnh đạo 
trường ký kết và thực hiện các hợp đồng xây dựng cơ sở vật chất, mua 
sắm trang thiết bị đồ dung giảng dạy, học tập của nhà trường (việc này do 
kế toán nhà trường đảm nhiệm). 
Để thực hiện các nhiệm vụ trên cần phải có đội ngũ cán bộ làm công tác văn 
phòng quen việc, tháo vát. Do đặc điểm về nhân sự nên ở trường THPT Cao Bá 
Quát – Gia Lâm có 8 người biên chế thuộc bộ phận văn phòng. Trong năm học 
vừa qua, bộ phận văn phòng đã có nhiều nỗ lực, phát huy sáng kiến, cải tiến ở 
các khâu nên đã đạt được kết quả khả quan. 
II/ Kết quả của công tác văn phòng ở trường THPT Cao Bá Quát – Gia 
Lâm năm học 2011 – 2012. 
Năm học 2011 – 2012, bộ phận văn phòng nhà trường đã thực hiện tôt 
nhiệm vụ của mình, giúp nhà trường thực hiện tốt nhiệm vụ giảng dạy, học tập, 
duy trì nề nếp làm việc, xây dựng cảnh quan môi trường sư phạm xanh, sạch, 
đẹp; giúp lãnh đạo nhà trường điều hành tốt công tác chuyên môn. 
Trong thực tế, hàng ngày, các bộ phận chức năng, các tổ chuyên môn luôn 
cần cung cấp thông tin để triển khai, giải quyết các nhiệm vụ được giao một 
cách kịp thời và chính xác. Nếu bộ phận văn phòng làm tốt công tác chuẩn bị và 
cung cấp thông tin sẽ giúp cho các bộ phận quản lý và các tổ chuyên môn giải 
quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả. Ngược lại, nếu thông tin do bộ phận 
văn phòng cung cấp không đáp ứng được yêu cầu thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến 
hoạt động của lãnh đạo và tập thể nhà trường. 
Có thể nói, việc chuẩn bị, cung cấp thông tin là nhiệm vụ cơ bản và hết sức 
quan trọng của công tác văn phòng. Trong năm học vừa qua, chúng tôi đã cố 
gắng cải tiến hoạt động của mình để nắm vững nhu cầu về thông tin của lãnh 
đạo và các bộ phận, đồng thời xác định rõ các loại thông tin cần thu thập, nguồn 
cung cấp thông tin đó. Đối với các văn bản, công văn giấy tờ của cấp trên, 
chúng tôi làm theo quy trình: 
1. Xây dựng chương trình hoạt động hàng tuần, hàng tháng. 
2. Thường xuyên theo dõi và thực hiện chương trình theo đúng kế hoạch đề 
ra. 
3. Đảm bảo chế độ thông tin, báo cáo lên cấp trên kịp thời. 
4. Tổ chức có khoa học công tác văn thư lưu trữ, tài liệu của nhà trường. 
5. Giúp Hiệu trưởng kiểm tra về mặt pháp chế các văn bản do nhà trường 
soạn thảo. 
6. Chế độ báo cáo thống kê đầy đủ, chính xác theo từng chỉ tiêu, từng biểu 
mẫu trong hệ thống thống kê biểu mẫu định kỳ. 
 Từ kế hoạch trên, tôi đã cụ thể hóa từng nội dung công việc như sau: 
- Tiếp nhận văn bản, công văn giấy tờ từ bưu điện chuyển đến hoặc các 
cán bộ văn phòng trực tiếp đến cơ quan cấp trên nhận; phân loại, sao, 
chụp nguyên vẹn hoặc một phần tài liệu cho người và bộ phận có liên 
quan; cung cấp thông tin tổng hợp bằng văn bản, cung cấp thông tin trực 
tiếp từ bộ phận văn phòng đến người có yêu cầu cung cấp thông tin. 
- Nhà trường đề ra quy định và văn phòng nghiêm chỉnh thực hiện chế độ 
lưu công văn đi và đến, sắp xếp cẩn thận và ghi vào sổ đăng kí. Các công 
văn đã được xử lý nhanh chóng, chính xác và kịp thời. 
- Tổ chức sắp xếp, phân loại các văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu của nhà 
trường: học bạ, sổ sách, sổ ghi đầu bài của giáo viên và học sinh theo 
từng nội dung, lập hồ sơ hệ thống hóa, sắp xếp tài liệu trên cơ sở những 
văn bản theo quy định. 
Đây là hoạt động hàng ngày chiếm nhiều thời gian. Bộ phận văn phòng 
đã tiến hành sắp xếp phân loại sổ điểm, học bạ, hồ sơ của học sinh theo từng 
khối lớp một cách thường xuyên, khoa học, dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm, nhất là 
hồ sơ khối 12. Vì vậy, các yêu cầu của ban lãnh đạo, của giáo viên đều được 
cung cấp nhanh chóng, chính xác, giúp lãnh đạo tổ chức sắp xếp các hoạt 
động của nhà trường như: quản lý giảng dạy, tiếp đón cấp trên về chỉ đạo, 
kiểm tra và các đoàn đến giao lưu, học hỏi kinh nghiệm. 
Chúng tôi đã cắt cử các cán bộ của mình tham gia các tổ chức ngoại khóa 
của học sinh, các buổi biểu diễn văn nghệ, thi đấu thể thao của giáo viên và 
học sinh trong trường, đưa đón học sinh đi thi học sinh giỏi chu đáo, tận 
tình, động viên các em làm bài thi thật tốt. 
Do làm tốt các công việc nêu trên nên hoạt động của tổ Văn phòng năm 
qua đã góp phần duy trì tốt các hoạt động của nhà trường với hiệu quả cao. 
Thu chi học phí theo quy định để đảm bảo thực hiện nhiệm vụ giáo dục của 
nhà trường. 
 Nhận thức rõ tầm quan trọng của hoạt động thu chi tài chính trong trường 
học nên năm học qua, chúng tôi đã có nhiều cố gắng, cải tiến trong hoạt 
động nên đã đảm bảo tính pháp quy, phù hợp với tình hình thực tiễn của nhà 
trường. 
 Trên cơ sở nguồn thu học phí, các khoản chi được bộ phận văn phòng, kế 
toán, thủ quỹ thực hiện một cá