SKKN Nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ lưu trữ tại cơ quan

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI 
TRƯỜNG PT DÂN TỘC NỘI TRÚ TỈNH 
 Mã số: ................................ 
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC 
LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ QUẢN 
LÝ HỒ SƠ LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN 
 Người thực hiện: NGUYỄN THỊ LÝ 
 Lĩnh vực nghiên cứu: 
 - Quản lý giáo dục  
 - Phương pháp dạy học bộ môn: ............................. 
 - Lĩnh vực khác: ......................................................  
 Có đính kèm: 
  Mô hình  Phần mềm  Phim ảnh  Hiện vật khác 
Năm học: 2012 - 2013 
SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC 
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN 
1. Họ và tên: NGUYỄN THỊ LÝ 
2. Ngày tháng năm sinh: 31/10/1971 
3. Nam, nữ: Nữ 
4. Địa chỉ: Trường PTDT Nội trú tỉnh – ĐN 
5. Điện thoại: 0613 868 367 (CQ) 
6. E-mail: lyntdn@gmail.com 
7. Chức vụ: Tổ trưởng tổ quản trị đời sống 
8. Đơn vị công tác: Trường PTDT Nội trú tỉnh 
II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO 
- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Cử nhân 
- Năm nhận bằng: 2012 
- Chuyên ngành đào tạo: Lưu trữ - Quản trị văn phòng 
III. KINH NGHIỆM KHOA HỌC 
- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Văn thư-Lưu trữ 
- Số năm có kinh nghiệm: 14 
- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: 
 I. PHẦN MỞ ĐẦU 
1. Lý do chọn đề tài 
Văn bản sản sinh trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức hành chính 
gồm nhiều thể loại, của nhiều cơ quan ban hành, đề cập đến nhiều nội dung khác 
nhau và được hình thành trong những thời gian khác nhau. Các văn bản đó nếu 
để trong tình trạng rời rạc, phân tán sẽ gây nhiều khó khăn, trở ngại cho việc tra 
tìm, nghiên cứu để giải quyết công việc hàng ngày của các cơ quan, tổ chức và 
cho việc bảo quản, giữ gìn văn bản, tài liệu để lưu trữ sử dụng lâu dài. 
Lập hồ sơ là khâu quan trọng, đồng thời là khâu bản lề của công tác quản 
lý hồ sơ lưu trữ. Tạo điều kiện giúp cho Hiệu trưởng quản lý được toàn bộ công 
việc của nhà trường. 
Lập hồ sơ tốt sẽ giữ được đầy đủ các văn bản, giấy tờ của từng vấn đề, 
từng sự việc, từng con người, giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ đúng 
với chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước, của ngành đồng thời có đủ cơ 
sở đúng đắn để giải quyết từng công việc cụ thể, giúp cho việc kế thừa những 
kinh nghiệm hay những cách làm sáng tạo, tránh được những thiếu sót trước 
đây, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác, tiết kiệm được thời gian 
nhằm góp phần cải cách nền hành chính và chống bệnh quan liêu giấy tờ trong 
giai đoạn hiện nay. 
 Do đó, việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơ ngăn nắp, rõ 
ràng là một công việc cần thiết trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức. 
2. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu 
Bất kỳ một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải 
cần có một bộ phận văn thư - lưu trữ. Thực tế công tác văn thư – lưu trữ ở nhiều 
đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn 
thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác 
văn thư – lưu trữ trong văn phòng các cơ quan đơn vị, kiến thức chuyên môn 
chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư – 
lưu trữ. 
Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là các hồ sơ hình thành trong quá 
trình hoạt động của Trường PT Dân Tộc Nội Trú tỉnh Đồng Nai. 
 Nhiệm vụ nghiên cứu: Tham mưu cho lãnh đạo trong việc lập hồ sơ hiện 
hành và quản lý hồ sơ lưu trữ tại cơ quan. 
3. Phương pháp nghiên cứu: 
Dựa vào Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về 
công tác văn thư, các văn bản hướng dẫn liên quan đến công tác văn thư và kinh 
nghiệm thực tế trong quá trình công tác. 
II. NỘI DUNG 
1. Tổng quan 
Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, 
một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một hoặc một số đặc điểm chung như 
tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc 
điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm 
vi chức năng, nhiệm vụ của cơ một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân. 
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong 
quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành các hồ sơ theo những nguyên tắc 
và phương pháp nhất định. 
- Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của từng lĩnh vực 
của mỗi bộ phận được phân công. 
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ 
với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết 
công việc. 
- Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị và giá trị các văn bản, tài liệu 
trong một hồ sơ phải tương đối đồng đều. 
- Hồ sơ phải được hoàn thiện về kỹ thuật và hình thức theo những quy tắc 
do Nhà nước quy định. 
Tất cả các bộ phận, phòng ban trường PTDTNT tỉnh trong quá trình làm 
việc phải lập hồ sơ về công việc mình làm, chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về những 
 công việc đã giải quyết xong thời gian là 01 năm, sau thời hạn 01 năm phải 
chuyển những hồ sơ, tài liệu nộp vào kho lưu trữ cơ quan. 
 2. Phân tích các kỹ năng và hướng dẫn: 
 Để thực hiện tốt công tác lập hồ sơ hiện hành tại cơ quan cần thực hiện 
trình tự và các bước sau đây: 
2.1. Lập danh mục hồ sơ: 
- Danh mục hồ sơ là tài liệu hướng dẫn công tác lập hồ sơ, giúp cho việc phân 
loại, lập hồ sơ văn bản, tài liệu của cơ quan được khoa học, chủ động và thuận tiện. 
- Tất cả cán bộ công chức của phường phải dự kiến những hồ sơ thuộc 
phần công việc của mình cần phải lập trong năm, trong đó cần chú ý đến cột thời 
hạn bảo quản của từng loại hồ sơ (thực hiện theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV 
ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bản quản hồ sơ, 
tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức). Sau đó 
nộp cho Hiệu trưởng xem xét phê duyệt. Cán bộ Văn thư cơ quan căn cứ vào các 
bản danh mục của các bộ phận để tổng hợp thành bản danh mục hồ sơ của cơ 
quan. 
2.2. Mở hồ sơ: 
Căn cứ vào bảng danh mục hồ sơ của từng bộ phận dự kiến trong năm đã 
được Hiệu trưởng phê duyệt, mỗi cán bộ, công chức dựa vào bản danh mục hồ 
sơ để biết mình phải lập những hồ sơ nào; sau đó lấy bìa hồ sơ ghi tiêu đề hồ sơ 
đã được xác định trong bản danh mục lên các tờ bìa. Trong quá trình giải quyết 
công việc, có việc mới phát sinh giải quyết thì lấy thêm bìa ghi tiêu đề lên bìa và 
ghi bổ sung hồ sơ đó vào bản danh mục. 
 Cách ghi bìa hồ sơ như sau: 
- Đối với tập lưu văn bản đi của bộ phận văn thư: Việc lập hồ sơ theo đặc 
trưng tên gọi. Ví dụ như: Tập lưu Quyết định năm 2012 của Trường PTDT Nội 
trú tỉnh.v.v 
 - Đối với các lĩnh vực khác: Lập hồ sơ theo đặc trưng vấn đề. Ví dụ như: 
Hồ sơ thi đua khen thưởng năm 2012 của Trường PTDT Nội Trú tỉnh.v.v 
2.3. Thu thập, cập nhật văn bản vào hồ sơ. 
Thu thập văn bản vào hồ sơ là khâu rất quan trọng, quyết định việc hình 
thành nên hồ sơ. Việc thu thập văn bản vào hồ sơ phải được tiến hành kịp thời, 
ngay từ khi phát sinh vấn đề, sự việc, trong suốt quá trình theo dõi, giải quyết 
công việc và cho đến khi công việc kết thúc. 
Khi thu thập văn bản vào hồ sơ cần lưu ý các điểm sau: 
- Văn bản thuộc vấn đề nào đưa vào đúng hồ sơ về vấn đề đó. 
- Văn bản thuộc hồ sơ giải quyết năm nào xếp vào năm đó, trừ những 
công việc phải giải quyết qua nhiều năm. 
2.4. Kết thúc và biên mục hồ sơ 
a) Kết thúc hồ sơ 
- Kiểm tra, bổ sung văn bản còn thiếu 
- Lựa chọn, loại bỏ những văn bản, tài liệu không có giá trị 
b) Biên mục hồ sơ 
Biên mục hồ sơ (còn gọi là trình bày hồ sơ) bao gồm biên mục bên trong 
hồ sơ và biên mục bên ngoài hồ sơ, với một số nội dung cụ thể sau đây: 
Bước 1: Sắp xếp thứ tự văn bản nhằm cố định thứ tự văn bản trong 
hồ sơ và giúp cho việc tra tìm, quản lý văn bản trong một hồ sơ được thuận 
tiện. 
- Văn bản trong hồ sơ thường được sắp xếp theo các cách sau đây: 
+ Đối với tập lưu văn bản đi của bộ phận văn thư: Sắp xếp theo số thứ tự 
văn bản (sắp xếp văn bản từ số nhỏ đến số lớn). 
+ Đối với các bộ phận khác: Sắp xếp theo thứ tự giải quyết công việc và 
thời gian của văn bản (sắp xếp các văn bản giải quyết trước sau đó theo trình tự 
ngày tháng sớm lên trước, văn bản có ngày tháng muộn xếp sau). 
Bước 2: Đánh số tờ văn bản 
Sau khi văn bản đã được sắp xếp theo thứ tự hợp lý cần đánh số tờ cho 
toàn bộ các văn bản trong hồ sơ. Số tờ cần được ghi rõ ràng, chính xác; mỗi tờ 
 được đánh một số bằng chữ số Ả rập (1, 2, 3) vào góc phải phía trên tờ văn 
bản; số được ghi bằng bút chì đen loại mềm. 
Khi đánh số tờ, cần lưu ý một số điểm sau đây: 
- Hồ sơ quá dày (khoảng từ 3 cm trở lên) cần chia thành tập (còn gọi là 
đơn vị bảo quản). Văn bản trong mỗi tập được đánh số tờ riêng. 
- Khi đánh số tờ xong, nếu để sót hoặc bổ sung thêm một số tờ thì các tờ 
đó được đánh số trùng kèm theo chữ a, b, c, ..). 
- Trường hợp có ảnh đi kèm thì bỏ ảnh vào phong bì riêng, rồi đánh số 
ngoài bì hoặc ghi số vào mặt sau của ảnh; nều một tờ giấy được dán nhiều ảnh 
thì được đánh số như một tờ văn bản. 
Bước 3. Lập mục lục văn bản 
Mục lục văn bản là bản thống kê các văn bản có trong một hồ sơ. Mục lục 
văn bản giúp cho việc tra tìm và quản lý văn bản trong hồ sơ được dễ dàng, 
thuận lợi. 
Mục lục văn bản chỉ lập cho những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn 
và lâu dài. Cần viết đầy đủ, rõ ràng, chính xác, không viết tắt những từ không 
thông dụng trong bản mục lục. 
Bước 4: Viết Chứng từ kết thúc 
Chứng từ kết thúc (còn gọi là Tờ kết thúc) dùng để ghi chép một số thông 
tin cần thiết về hồ sơ như số lượng tờ, các đặc điểm về trạng thái vật lý và một 
số đặc điểm khác của văn bản trong hồ sơ nhằm giúp quản lý các văn bản trong 
một hồ sơ được chặt chẽ. 
Bước 5: Viết bìa hồ sơ: 
Phải ghi đầy đủ thông tin vào bìa hồ sơ như: Tên cơ quan, đơn vị tổ chức, 
ghi tiêu đề hồ sơ, ngày tháng bắt đầu và ngày tháng kế thúc hồ sơ, số lượng tờ, 
thời hạn bảo quản.v.v 
 Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài có thể để cố định thứ tự 
văn bản, tạo điều kiện quản lý và bảo quản hồ sơ được dễ dàng, không b