SKKN Một số kinh nghiệm sử dụng phần mềm Vemis_Library để quản lý thư viện theo tiêu chuẩn thư viện 01

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 
MỘT SỐ KINH NGHIỆM SỬ DỤNG 
PHẦN MỀM VEMIS_LIBRARY ĐỂ 
QUẢN LÝ THƯ VIỆN THEO TIÊU 
CHUẨN THƯ VIỆN 01 
(Tiêu chuẩn của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo về tiêu chuẩn thư viện 
trường phổ thông. Ban hành kèm theo Quyết định 01/2003/QĐ/BGD&ĐT 
ngày 02 tháng 01 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Giáo Dục và Đào Tạo) 
Người thực hiện: 
Nguyễn Công Hoàn, Trường THPT Nguyễn Trãi- Biên Hòa- Đồng 
Nai. 
 A. TÓM TẮT ĐỀ TÀI 
 Ứng dụng CNTT trong nhà trường là nhiệm vụ quan trọng để nâng 
cao năng lực quản lý và giáo dục, tạo sự chuyển biến sâu sắc về ứng dụng 
công nghệ thông tin trong cán bộ, giáo viên, công nhân viên. Phát huy tác 
dụng của CNTT trong quản lý thư viện phục vụ tốt bạn đọc là việc làm 
thiết thực và thường xuyên trong Thư viện trường THPT Nguyễn Trãi. Để 
không ngừng nâng cao chất lượng dạy và học, với phương châm tự học 
của học sinh, nhà trường rất coi trọng phát triển công tác thư viện. Xây 
dựng thư viện điện tử là xu thế tất yếu của nền giáo dục tiên tiến. Việc 
Thư viện Nguyễn Trãi ứng dụng Phân hệ quản lý thư viện Library vào 
công tác quản lí mang lại hiệu quả cao trong công việc, có ý nghĩa kinh tế 
rất to lớn, giúp người đọc tiếp cận thông tin nhanh chóng, chính xác. Bên 
cạnh đó, đòi hỏi cán bộ thư viện cũng phải thường xuyên nâng cao trình 
độ chuyên môn của mình, cải tiến phương pháp làm việc, ứng dụng cái 
hay cái mới để nâng cao tính chuyên nghiệp trong thư viện. 
 Thư viện nhà trường đã nối mạng internet, có máy vi tính, máy in để 
làm công tác quản lý. Số lượt bạn đọc trong các năm học tăng đáng kể, 
phát huy nội lực của học sinh trong học tập, hình thành thói quen đọc sách 
để các em bước lên bậc học cao hơn; hình thành ý thức tự học suốt đời 
của mỗi con người. Hình thành nền văn hóa đọc giúp cho mỗi cá nhân có 
một cuộc sống trí tuệ, đẹp đẽ, ý nghĩa, hạnh phúc và hài hòa. 
 B. GIỚI THIỆU 
 - Năm học 2004-2005 thư viện Trường THPT Nguyễn Trãi đạt danh 
hiệu Thư viện chuẩn 01 do Bộ Giáo Dục & Đào Tạo ban hành. 
 - Năm học 2005-2006 đạt danh hiệu Thư viện tiến tiến cấp ngành. 
 - Năm học 2011-2012 đạt danh hiệu Thư viện xuất sắc cấp ngành. 
Là một trong những thư viện trường học của tỉnh Đồng Nai, ứng dụng tốt 
công nghệ thông tin vào quản lý thư viện; thư viện nhà trường hiện nay sử 
dụng rất có hiệu quả 2 chương trình quản lý thư viện: 
 - Phân hệ quản lý thư viện Vemis_Library của Bộ Giáo dục và Đào 
tạo. 
 - Chương trình Quản lý thư viện do tôi tự thiết kế và lập trình. 
Từ việc khai thác Phân hệ quản lý thư viện Vemis_Library của 
Bộ Giáo dục và Đào tạo có hiệu quả tôi rút ra những kinh nghiệm tuy còn 
khiêm tốn nhưng đáng trân trọng và qúy giá biết bao: đó là cả một quá 
trình tổ chức, làm việc nghiêm túc, khoa học, cần mẫn của người cán bộ 
thư viện. 
 C. NỘI DUNG KHOA HỌC ĐỀ TÀI THỰC TẾ 
 Đứng trước thực trạng và yêu cầu hiện nay là làm thế nào để tổ 
chức tốt hoạt động thư viện trường học, ứng dụng công nghệ thông tin và 
khoa học thư viện giúp cho bạn đọc khai thác tốt nhất nguồn tri thức để nó 
phục vụ tốt cho công cuộc hiện đại hóa đất nước, làm tăng năng suất lao 
động của thủ thư. Phổ biến rộng rãi những kinh nghiệm tốt trong công tác 
thư viện là việc làm rất hữu ích. Nền giáo dục tiên tiến không thế thiếu thư 
viện hiện đại. Thư viện đáp ứng không ngừng nâng cao chất lượng giáo 
dục học sinh bằng cách nâng cao tri thức, kỹ năng nghề nghiệp, tính sáng 
tạo, kỹ năng tư duy độc lập, khả năng giải quyết vấn đề và tính thích ứng 
cao với môi trường luôn thay đổi. 
I. GIẢI PHÁP THAY THẾ 
 Giải pháp thay thế: Thư viện truyền thống ngày nay không còn 
phù hợp trong thời đại thông tin bùng nổ, toàn cầu hóa, mà phải tổ 
chức lại thư viện theo hướng hiện đại, tin học hóa các khâu tổ chức, 
tin học hóa kho dữ liệu có như vậy mới đáp ứng yêu cầu ngày càng 
tăng của bạn đọc. 
 Việc thực hiện thống nhất một chương trình Phân hệ quản lý thư viện 
Vemis_Library từ Bộ GD&ĐT đến thư viện trường học có ý nghĩa vô 
cùng quan trọng trong mục tiêu, chiến lược giáo dục: 
 - Chuẩn hóa dữ liệu rất cao. 
 - Thống nhất toàn ngành. 
 - Tổng hợp số liệu nhanh chóng, chính xác. 
 - Nâng cao hiệu quả kinh tế, thay vì mỗi nơi làm mỗi phách, bây giờ 
theo một chương trình chung, phiên bản được nâng cấp thường xuyên. 
 Thực hiện Công văn số 1801/SGDĐT-VP ngày 24/09/2012 của Sở 
GD&ĐT Đồng Nai về việc hướng dẫn các đơn vị thực hiện nhiệm vụ ứng 
dụng CNTT năm học 2012-2013; Công văn số 2431/SGDĐT-KHTC 
ngày 20/12/2012 của Sở GD&ĐT Đồng Nai về việc sử dụng hệ thống 
phần mềm Quản lý trường học VEMIS, thư viện trường THPT Nguyễn 
Trãi đã coi trọng việc đẩy nhanh tiến độ khai thác Phân hệ quản lý thư 
viện Vemis_Library của Bộ Giáo dục và Đào tạo, theo chủ trương của 
Bộ và Sở Giáo dục - Đào tạo Đồng Nai. Một trong những giải pháp tốt 
nhất để nâng cao chất lượng dạy-học là phải tổ chức tốt hoạt động thư 
viện trường học. 
II. MỘT SỐ THÀNH TỰU TRONG VIỆC ÁP DỤNG VEMIS- 
LIBRARY VÀO QUẢN LÝ THƯ VIỆN 
Lựa chọn thiết kế: Bộ phần mềm quả lý trường học VEMIS là phần 
mềm có tính tương tác cao, liên kết và chạy ổn định, đây là đề án đổi mới 
quản lý giáo dục ở cấp quốc gia do các nhà lập trình tầm cỡ quốc tế biên 
soạn và thiết kế, sau khi đã tham khảo ý kiến của các chuyên gia đầu 
ngành, Vemis đã được chỉnh sửa và nâng cấp nhiều lần cho sát với thực 
tế, yêu cầu của công việc. Nhưng Vemis khó cài đặt, dữ liệu được chuẩn 
hóa cao nên khó khăn cho người sử dụng. Việc cài đặt và sử dụng đòi hỏi 
phải có trình độ tin học nhất định. Sau khi đã xác định mục tiêu xây dựng 
thư viện xuất sắc lâu dài, tôi tiếp tục ứng dụng LIBRARY VÀO QUẢN 
LÝ THƯ VIỆN là hướng đi đúng để nâng cao chất lượng phục vụ bạn 
đọc. 
Hình ảnh minh họa cho việc hoàn tất cài đặt chương trình ở thư 
viện 
1. Áp dụng Library để đồng bộ hóa sách báo và tạp chí 
Tổng số sách, tài liệu trong thư viện 12022 bản, sách báo được xử lý 
nghiệp vụ và nhập đầy đủ các thông tin vào chương trình 
Vemis_Library 
a) Sách giáo khoa: 1631 bản. 
b) Sách nghiệp vụ giáo viên: 645 
c) Sách tham khảo: 9556 bản. 
d) Băng hình, giáo dục: 190 cái. 
 - Tổng số ấn phẩn biên mục 9556 
 - Là sách tham khảo đã nhập đầy đủ vào chương trình, để in số sách, 
mẫu biểu báo cáo lên cấp trên, in danh mục cho bạn đọc tìm thông tin. 
 - In các mẫu phích tra cứu theo quy định của nghiệp vụ thư viện trường 
học. 
 - Tích hợp đầy đủ các mẫu biểu báo cáo về công tác thư viện do Bộ 
GD&ĐT quy định. 
 - Hoàn thiện các loại sổ sách thư viện; ví dụ: Sổ đăng ký cá biệt, dưới 
đây là hình ảnh minh họa cho trang đầu và trang cuối của Sổ đăng ký cá 
biệt, như vậy ta thấy chương trình đã xuất ra 1,912 trang sổ cho 9556 cuốn 
sách tham khảo có trong thư viện Trường THPT Nguyễn Trãi. 
 2. Quản lý bạn đọc 
 - Chương trình lấy danh sách thẻ đọc của giáo viên từ Pmis, có 81 giáo 
viên, CNV trong trường được cấp thẻ. 
 - Chương trình lấy danh sách thẻ đọc của học sinh Vemis_Student, có 
1335 học sinh được cấp thẻ. 
 - Mẫu thẻ mã vạch kết hợp với số, nếu được trang bị phòng đọc mở, có 
máy quét mã vạch thì thủ thư làm việc sẽ rất thuận tiện trong việc mượn 
và trả sách ở thư viện. 
3. Khâu Lưu thông của Library 
 Giống như giới kinh doanh giới thiệu sản phẩm hàng hóa; người làm 
công tác thư viện cũng rất chú trọng khâu tổ chức đọc. Việc ứng dụng 
công nghệ thông tin vào công tác quản lí mang lại hiệu quả cao trong công 
việc, có ý nghĩa kinh tế vô cùng to lớn, giúp người đọc tiếp cận thông tin 
nhanh chóng, chính xác; đòi hỏi cán bộ thư viện cũng thường xuyên nâng 
cao trình độ chuyên môn của mình, cải tiến phương pháp làm việc, ứng 
dụng cái hay cái mới tiên tiến để nâng cao tính chuyên nghiệp trong thư 
viện. Tác dụng của thư viện có hay không là ở nguồn tri thức được đưa 
đến cho con người nhiều hay ít, hữu ích hay vô ích, để từ đó biến thành 
vật chất đặc trưng đó là trí tuệ. 
 - Phân hệ quản lý thư viện Library có khả năng tổng hợp rất cao, chính 
xác mà ở các chương trình quản lý thư viện khác không có, hoặc có nhưng 
tổng hợp không đầy đủ, đó là khả năng lưu vết người dùng của Library 
rất tốt. 
 - Ví dụ: Cuốn sách Dạ, thưa thầy được học sinh Nguyễn Ngọc Hoàng 
Anh, lớp 12B5, mượn ngày 15/11/2012, Anh đã trả lại cho thư viện ngày 
17/11/2012, cán bộ thư viện đã Click chuột vào Trả trong chương trình và 
chương trình đã xóa cuốn sách đó ra khỏi danh sách Sách còn lưu thông, 
như vậy cuốn sách đó đã nằm trên giá sách; đến ngày 4/12/2012, cũng 
cuốn sách đó được em Nguyễn Thị Thùy, lớp 12A7 mượn, Thùy trả lại 
8/12/2012, cũng như trên, nó đã được nằm trên giá. Đến ngày 30/5/2013, 
cán bộ thư viện làm báo cáo, thì cuốn sách đó được chương trình tổng hợp 
là lưu thông 2 lần trong báo cáo. Như vậy một cuốn sách, được mượn- 
trả bao nhiêu lần đều được ghi lại trong chương trình, tránh được tình 
trạng thủ thư báo cáo “láo”, không có thực tế. 
 - Tài liệu được mượn nhiều nhất 
 - Bạn đọc mượn nhiều nhất 
- Và sau đây là số liệu tổng hợp có được từ chương trình Vemis_Library 
từ ngày 19/09/2012 đến ngày 08/04/2013 trong thư viện nhà trường. 
 Như vậy, một chuyên gia Thư viện- Thiết bị của Sở GD&ĐT tỉnh B, 
không cần phải đi khảo sát tình hình hoạt động của thư viện trường A; mà 
chỉ cần tập tin sao lưu dữ liệu của thư viện gửi qua email cũng nắm chắc 
hoạt động của thư viện trường A, vì Library có cây thư mục từ cấp Bộ 
đến cấp trường. 
 4. Bộ máy tra cứu của Library 
 Theo tôi, chương trình Library có bộ máy tra cứu rất tuyệt vời, vì tôi 
theo đoàn kiểm tra Thư viện 01 của Sở GD&ĐT Đồng Nai, các trường sử 
dụng nhiều phần mềm quản lý thư viện khác nhau, từ nhiều nguồn khác 
nhau, nhưng chưa có phần mềm thư viện nào làm việc ổn định và có bộ 
máy tra cứu đa dạng như Phân hệ quản lý thư viện trong bộ Vemis. 
 - Có thể tra cứu: theo Nhan đề (tên sách), theo mã ấn phẩm, theo nhà 
xuất bản, theo năm xuất bản, theo lần xuất bản, theo tác giả, theo chủ đề, 
theo từ khóa. 
 - Tra cứu theo nhan đề (tên sách), đánh tên sách vào khung Nhan đề, 
c