SKKN Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở Trường THPT

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU 
QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 
Ở TRƯỜNG THPT 
 SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC 
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN 
1. Họ và tên : Trần Thị Bích Thu 
2. Ngày, tháng, năm sinh: 24/8/1983 
 3. Nam, nữ: Nữ 
 4. Địa chỉ : Tổ 14, Khu 10, Thị trấn Tân Phú, Tân Phú, Đồng Nai 
 5. Điện thoại : (CQ): 0613.795284 (NR): 0613.608642 
6. Chức vụ: Nhân viên Văn thư 
 7. Đơn vị công tác : Trường THPT Đoàn Kết, Tân Phú, Đồng Nai 
II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO 
- Học vị cao nhất: Trung cấp 
- Năm nhận bằng: 2006 
- Chuyên ngành đào tạo: Văn thư – Lưu trữ 
- Nơi đào tạo: Trung cấp Văn thư – Lưu trữ TW2 Tp.HCM 
III. KINH NGHIỆM KHOA HỌC 
 - Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Văn thư – Lưu trữ 
- Số năm kinh nghiệm: 7 năm 
- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: Chưa có 
A-PHẦN MỞ ĐẦU 
I. Đặt vấn đề 
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt 
động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn 
thiện. 
Hoà vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những 
bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành 
chính. 
Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ 
cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan 
Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các 
đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác. 
Đồng thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy 
quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng 
ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích 
quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành. 
Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào 
một phần của công tác này có được làm tốt hay không. Vì đây là một công tác 
vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan nhiều cán 
bộ, công chức. Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ 
quan được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí 
mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi 
dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào 
việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia. Nắm 
bắt được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không 
ngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thư được 
tập trung đổi mới và sáng tạo hơn. 
Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý 
luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn 
bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành Ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng 
thông tin được truyền tải chủ yếu dưới hình thức văn bản. Có thể nói văn bản 
là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin hữu hiệu nhất. Hiện nay có 
nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong hoạt động quản lý và 
điều hành của đơn vị mình. 
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản 
và tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành 
hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là một mắt xích không 
thể thiếu được trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay, những yêu cầu mới 
của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ cần được xem 
xét từ những yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, bởi thông tin 
trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có tính dự báo cao, dạng thông tin cấp 
 một, đã được thực tiễn kiểm nghiệm, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình 
thành, do đặc trưng pháp lý, tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu 
trữ quy định. 
Trường THPT Đoàn Kết ngôi trường vùng sâu vùng xa của Tỉnh, được 
tách ra từ trường cấp 2-3 Phương Lâm (1989-1998), ra đời lúc Biên Hòa-
Đồng Nai 300 năm (năm học 1999-2000). Đến nay được sự chỉ đạo sâu sát 
của Sở GDĐT tỉnh Đồng Nai, sự quan tâm của Ban Giám hiệu nhà trường và 
sự tìm tòi học hỏi, sáng tạo của bản thân trong thời gian thực hiện nhiệm vụ 
được phân công, công tác văn thư lưu trữ của nhà trường có có nhiều tiến bộ 
đáng kể. 
II. Lý do chọn đề tài 
Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong nhà 
trường, tôi nhận thấy công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn 
bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung 
công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn 
bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập 
hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong 
văn thư. Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ 
quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, 
tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung 
công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài 
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. 
Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan 
hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong 
quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa 
vào lưu trữ lịch sử. 
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý 
trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ 
tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp 
thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước 
không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, 
đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ 
tài liệu lưu trữ. Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, 
thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc 
giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt 
công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. 
Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt 
công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh 
hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác 
lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ 
được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi 
để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu 
trữ. Theo giáo sư Sue McKemmish - Lưu trữ Quốc gia Úc: “Lập hồ sơ tốt 
 ngay từ khâu văn thư sẽ phục vụ tốt hơn cho cả mục đích hiện hành cũng như 
mục đích trong tương lai”. 
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh 
vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn 
liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức 
sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, 
vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là rất 
quan trong, thể hiện ở những điểm sau: 
- Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế 
hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ 
thống thể chế hành chính. 
- Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành 
chính văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành 
chính nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành 
chính. 
- Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo 
vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, 
góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. 
- Thực hiện tốt công tác lưu trữ góp phần thực hiện một nền hành chính 
phát triển, hiện đại-nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân và ngày càng 
mở rộng quyền công dân. 
- Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản 
lý, ngày càng nâng cao trình độ quản lý nhà nước. 
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ 
chức, doanh nghiệp và các bí mật Quốc gia. 
Từ đó, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu 
trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước 
được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà 
nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết 
nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn 
về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện 
pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi 
vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà 
trường. Qua nhiều năm làm công tác văn thư – Lưu trữ tôi mạnh dạn viết Sáng 
kiến kinh nghiệm “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư 
lưu trữ ở trường THPT”. Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn 
thư – Lưu trữ ở các trường THPT về những kinh nghiệm mà tôi đã tích luỹ 
được qua thực tiễn nhiều năm làm công tác Văn thư- Lưu trữ. 
III. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu 
Ở một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần 
có một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn thư - lưu trữ ở nhiều đơn 
 vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơn thuần. 
Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn 
thư-lưu trữ trong văn phòng các cơ quan đơn vị. Cán bộ công chức văn phòng 
chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ 
chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư - 
lưu trữ. 
Đề tài này được nghiên cứu trong phạm vi trường THPT Đoàn Kết, 
thông qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn 
thư trong tất cả các trường h