SKKN Một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn đi và công văn đến

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI 
Đơn vị: TRUNG TÂM GDTX TP BIÊN HÒA 
 Mã số: ................................ 
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 
MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỂ QUẢN LÝ, BẢO QUẢN TỐT 
CÔNG VĂN ĐI VÀ CÔNG VĂN ĐẾN 
 Người thực hiện: ĐINH THỊ HUỆ 
 Lĩnh vực nghiên cứu: 
 Quản lý giáo dục 1 
 Phương pháp dạy học bộ môn: 1 
 Phương pháp giáo dục 1 
 Lĩnh vực khác: VĂN THƯ ý 
 Có đính kèm: 
 1 Mô hình 1 Phần mềm 1 Phim ảnh 1 Hiện vật khác 
BM 01-Bia SKKN 
SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC 
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN 
1. Họ và tên: ĐINH THỊ HUỆ 
2. Ngày tháng năm sinh: 20/08/1983 
3. Nam, nữ: Nữ 
4. Địa chỉ: 49, tổ 9D, khu phố 3, phường An Bình,TP Biên Hòa, Đồng Nai. 
5. Điện thoại: 0613 822538 (CQ); ĐTDĐ: 0904 531 416 
6. Fax: E-mail: hueanhgdtx@gmail.com 
7. Chức vụ: Nhân viên 
8. Đơn vị công tác: Trung tâm giáo dục thường xuyên TP Biên Hòa 
II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO 
- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Trung cấp 
- Năm nhận bằng: 2006 
- Chuyên ngành đào tạo: Kế toán 
III. KINH NGHIỆM KHOA HỌC 
- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Văn thư, thủ quỹ 
 Số năm có kinh nghiệm: 6 
- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: 0 
BM02-LLKHSKKN 
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 
- Trong giai đoạn hiện nay trước tình hình ngày càng phát triển, đổi mới của 
đất nước, các thông tin ngày càng phát triển nói chung và ngành giáo dục và Đào 
tạo nói riêng thì công tác văn thư, văn phòng đòi hỏi phải có một số kiến thức nhất 
định để xử lý tốt các thông tin, công việc một cách kịp thời và hiệu quả. 
- Là một đơn vị hành chính sự nghiệp, lại là Trung tâm Giáo dục thường 
xuyên có đa ngành, đa hệ và có nhiều địa điểm học, dù ở lĩnh vực nào thì cũng 
phải cần có một bộ phận tiếp nhận, xử lý thông tin Văn bản, Chỉ thị, Thông tư, 
Thông báo của các cấp ban hành đến đơn vị và ngược lại. 
- Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản, 
công văn, chỉ thịlà rất nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng 
trong nhà trường phải thận trọng, tỷ mỷ, ngăn nắp và xử lý các thông tin một cách 
khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp Thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được 
những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn 
vị hoàn thành nhiệm vụ. 
- Văn phòng là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ 
quan,là trụ sở của cơ quan nơi cán bộ công chức, viên chức làm việc, là địa điểm 
giao tiếp và các hoạt động. Các vấn đề thông tin được cán bộ văn phòng, văn thư 
thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng và ngược lại. Các ý 
kiến chỉ đạo của thủ trưởng đều được cán bộ văn phòng chuyền đạt theo dõi, kiểm 
tra việc thực hiện. Ngoài ra văn phòng còn là bộ mặt của cơ quan, đơn vị nơi giải 
quyết các công việc với cơ quan khác, là cầu nối giữa cơ quan nhà nước với nhân 
dân. 
- Xuất phát từ những lý do trên, nhằm để giúp các đồng nghiệp làm công tác 
văn thư, văn phòng chưa được đào tạo qua trường lớp có một số kiến thức về việc 
tổ chức, quản lý các loại công văn đi và đến có hiệu quả tôi xin đưa ra một số biện 
pháp nghiên cứu của đề tài: “Một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn 
đi và công văn đến” của Trung tâm giáo dục thường xuyên TP Biên Hòa. 
II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI: 
1. Cơ sở lý luận: 
- Từ những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy. Để 
làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư, văn phòng đòi hỏi người làm công tác này cần 
phải hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo, ban hành, tổ chức 
giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của các đơn vị 
một cách nhanh chóng, chính xác và bí mật. Người làm công tác này phải luôn 
năng động, sáng tạo, nhiệt tình, tỷ mỷ và tận tâm với công tác văn thư hành chính 
nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng và chính 
xác. Đồng thời giúp cho việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong cơ quan 
được chặt chẽ. Góp phần giữ gìn những tài liệu có giá trị ở mọi lĩnh vực của cơ 
quan nhằm để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vào 
lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài. 
- Ngoài ra người làm nhiệm vụ công tác văn thư, văn phòng cũng phải cần 
nắm vững nội dung của công tác văn thư là: 
+ Nhận vào sổ công văn đến. 
+ Nghiên cứu, phân phối, giải quyết và theo dõi việc giải quyết công văn đến. 
+ Nghiên cứu và dự thảo công văn. 
+ Giúp thủ trưởng sửa chữa và duyệt dự thảo. 
+ Đánh máy công văn. 
+ Thủ trưởng xem lại, ký tên và đóng dấu. 
+ Vào sổ và gửi công văn đi. 
+ Làm các hồ sơ sổ sách và ghi chép tài liệu. 
+ Soạn thảo các loại biên bản. 
+ Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ. 
- Từ chỗ nắm được những nội dung cũng như yêu cầu cơ bản của công tác 
văn thư tôi đã mạnh dạn đưa ra “Một số biện pháp để quản lý , bảo quản tốt 
công văn đi và công văn đến” như sau: 
2. Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài: 
+ Như chúng ta đã biết đất nước ta còn nghèo, đang trong thời kỳ hội nhập. 
Việc đầu tư cho ngành giáo dục còn thấp, còn nhiều thiếu thốn. Các năm gần đây 
Đảng, Nhà nước ta có đẩy mạnh việc đầu tư cho giáo dục. Xây dựng nhiều điểm 
trường khang trang đủ phục vụ cho công tác giảng dạy. Tuy nhiên bên cạnh đó còn 
một số phòng làm việc, văn phòng ban giám hiệu còn rất chật hẹp cụ thể như văn 
phòng làm việc của Trung tâm giáo dục thường xuyên TP Biên Hòa. Trước tình 
hình đó là nhân viên làm công tác văn thư tôi mạnh dạn đưa ra ý kiến tổ chức sắp 
xếp lại nơi làm việc. Bàn ghế để có ngăn nắp, tủ, bàn vi tính sắp xếp đúng vị trí 
thuận tiện khi làm việc Sau khi sắp xếp văn phòng trở nên ngăn nắp đã tạo được 
không khí thoải mái, khi có khách đến liên hệ công tác cũng tạo được tâm lý tin 
tưởng nơi làm việc. 
+ Về chuyên môn nghiệp vụ văn thư. Là một nhân viên làm công tác văn thư 
chưa được tham gia học lớp chuyên môn nghiệp vụ của hành chính văn phòng nên 
lúc ban đầu tôi gặp rất nhiều khó khăn trong công tác, nhưng bản thân nhận thấy 
được công việc mà mình phải làm là đem lại sự ngăn nắp, tươm tất, tạo cảnh quan 
nơi làm việc. Từ đó nên tôi đã tìm tòi học hỏi qua sách báo, tài liệu, qua các bạn 
đồng nghiệp và học tập rút kinh nghiệm những đơn vị trường bạn đã làm tốt rồi về 
áp dụng ở trung tâm mình. Sau một thời gian đến nay thì công tác văn thư của 
trung tâm hoạt động tốt và có hiệu quả. 
2.1 Tổ chức quản lý công văn đến: 
- Khi có công văn chuyển đến tôi là người trực tiếp tiếp nhận đăng ký và có 
theo dõi công văn đến từ nguồn nào. Kiểm tra sơ bộ có phải đúng công văn gởi cho 
đơn vị mình không và phân loại hồ sơ rồi vào sổ . Công văn đến có thể chia thành 
4 loại: Loại nguyên tắc; Loại công việc; Loại tác nghiệp; Loại tham khảo. Sau đó 
ghi công văn đến. Đây là việc làm cần thiết để xác định công văn đã qua bộ phận 
văn thư, biết được ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau này được dễ 
dàng. Sau đó vào sổ công văn đến theo mẫu: 
SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN 
 Số 
đến 
Ngày 
tháng 
đến 
Nơi 
gởi 
công 
văn 
Số,ký 
hiệu 
công 
văn 
Ngày 
tháng 
công 
văn 
Tên loại và 
trích yếu 
nội dung 
Nơi 
nhận Ghi chú 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
8 
9 
1 
2 
.. 
.. 
.. 
.. 
. 
. 
.. 
.. 
. 
.. 
.. 
2.2 Tổ chức giải quyết công văn đi. 
- Công văn đi là các văn bản, báo cáo, thông báođược cơ quan đơn vị phát 
hành ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và được gởi đến 
các cơ quan đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan. 
- Thủ trưởng là người chịu trách nhiệm chính trong việc ban hành và giải 
quyết công văn đi của cơ quan. 
- Những công văn trước khi ký và gửi đi phải được kiểm tra kỹ về mặt thể 
thức và thủ tục. 
- Những công văn của cơ quan gửi đi hoặc để lưu hành nội bộ đều phải qua 
bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn đi và xếp vào hồ sơ lưu công văn đi. 
- Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào văn thư 
cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang đi phải ký nhận vào 
sổ. 
- Ngoài ra, trong cơ quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường, giấy 
giới thiệu, giấy xác nhậnđều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ 
để tiện cho việc theo dõi. Do tính đặc thù có thể lập từng sổ riêng biệt để quản lý 
chặt chẽ các loại giấy tờ, tài liệu, 
- Công văn đi phải được lưu ở hai nơi: Văn thư và nơi thảo ra công văn. 
- Sổ công văn được lập thành nhiều sổ và đánh số từ 1, mốc thời gian tính 
theo năm học từ 01/08 đến 31/07 hàng năm. 
SỔ CÔNG VĂN ĐI 
Số ký 
hiệu 
công 
văn 
Ngày tháng 
công văn 
Tên loại và trích yếu nội 
dung 
Nơi nhận 
công văn 
Nơi nhận 
bản lưu 
Ghi 
chú 
1 2 3 4 5 6 
1 
2 
. 
. 
. 
. 
.. 
.. 
III. HIỆU QUẢ ĐẠT ĐƯỢC 
Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ được phân công làm nhân viên văn thư của 
trung tâm giáo dục thường xuyên TP Biên Hòa từ năm 2007 đến nay tôi nhận thấy: 
- Trong công việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn nắp, tỉ 
mỷ trong công việc, xử lý công việc được tốt hơn, hiệu quả hơn. 
- Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trử có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi 
trong công việc hàng ngày của tôi. 
- Giúp Ban Giám đốc hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ năm học 2012-2013 
- Bản thân tôi cũng luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và đạt danh hiệu 
“Lao động tiên tiến” nhiều năm liền cho tới nay. 
IV. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG 
4.1 Khả năng áp dụng: 
- Để công việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân của 
mỗi nhân viên văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trao dồi kinh 
nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở mỗi nơi. Có tinh thần 
trách nhiệm thì thì công việc sẽ đạt hiệu quả cao. 
- Công tác văn thư, văn phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên 
người làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh 
chóng, chính xác và thái độ hòa nhã, ân cần siêng năng. Phải thực sự yêu công 
việc, xem việc mình làm là tạo điều kiện để cơ quan hoàn thành nhiệm vụ. 
- Đây là m