SKKN Một số biện pháp để làm tốt công tác kế toán tại Trường THPT Trị An

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI 
TRƯỜNG THPT TRỊ AN 
 
Mã Số:.. 
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 
MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỂ LÀM TỐT 
 CÔNG TÁC KẾ TOÁN 
TẠI TRƯỜNG THPT TRỊ AN 
 Người thực hiện: TRẦN THỊ KIM HƯƠNG 
Lĩnh vực nghiên cứu: 
- Quản lý giáo dục: 
- Phương pháp giáo dục bộ môn:  
- Lĩnh vực khác: Quản lý tài chính  
 Có đính kèm: 
 Mô hình Phần mềm Phim ảnh Hiện vật khác 
 NĂM HỌC: 2012 - 2013 
SƠ YẾU LÝ LỊCH KHOA HỌC 
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN 
1. Họ và tên: TRẦN THỊ KIM HƯƠNG 
2. Ngày tháng năm sinh: 12/12/1980 
3. Nam, nữ: Nữ 
4. Địa chỉ: Khu phố 3 – Thị Trấn Vĩnh An - Vĩnh Cửu - Đồng Nai. 
5. Điện thoại: 0613861143 (CQ)/ ..(NR); ĐTDĐ: 0938112990 
6. Fax: E-mail: nuhuong_2008@yahoo.com 
7. Chức vụ: Tổ phó tổ hành chính 
8. Đơn vị công tác: Trường THPT TRỊ AN 
II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO: 
- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: CỬ NHÂN 
- Năm nhận bằng: 2011 
- Chuyên ngành đào tạo: KẾ TOÁN 
III. KINH NGHIỆM KHOA HỌC 
- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: KẾ TOÁN 
- Số năm có kinh nghiệm: 12 năm. 
- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: 01 
“Một số biện pháp để làm tốt công tác kế toán tại Trường THPT Trị An”
 Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương 1
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 
Trong thời gian trước đây khi thực hiện những công việc kế toán tại trường 
học thường sử dụng công tác thủ công. Sự phát triển của công nghệ thông tin hiện 
nay đã giúp đỡ và hỗ trợ cho con người rất nhiều công việc, trong đó công tác kế 
toán là một phần không thể thiếu. 
Nhằm rút ngắn thời gian và khối lượng công việc tài chính trong trường học 
đồng thời nâng cao chất lượng công tác trong kế toán, được sự thống nhất của Ban 
Giám hiệu nhà trường, Hội Phụ huynh học sinh, tôi đã ứng dụng công nghệ thông 
tin vào trong cách tính phụ cấp thâm niên nhà giáo và in phiếu thu nhằm thông báo 
đến toàn thể phụ huynh học sinh về các khoản đóng góp tự nguyện (Phục vụ, Phụ 
huynh học sinh, tiền ôn tập) để tránh tình trạng học sinh sử dụng tiền vào mục 
đích khác và nếu làm công tác thủ công thì gặp rất nhiều sai sót, nhầm lẫn sau khi 
tính toán cũng như trong quá trình ghi chép. Trong thời gian công tác tại Trường 
THPT Trị An, tôi nhận thấy áp dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực tính phụ cấp 
thâm niên nhà giáo và in các loại phiếu thu đạt độ chính xác cao, tốc độ xử lý 
nhanh, sạch sẽ, dễ kiểm tra kiểm soát. Do đó tôi chọn đề tài “Một số biện pháp làm 
tốt công tác kế toán trong Trường THPT Trị An” 
II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 
1. Cơ sở lý luận 
Căn cứ công văn số 465/SGDĐT-TCCB ngày 27/3/2012 về việc hướng dẫn 
Thông tư liên tịch số 68/2011/TTLT-BGDĐT-BNV-BTC-BLĐTBXH ngày 
30/12/2011 của Liên bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính và Bộ Lao 
động – Thương binh và Xã hội về chế độ phụ cấp thâm niên đối với nhà giáo. 
Công văn số 843/SGDĐT-GDTrH ngày 07/05/2013 về việc triển khai quyết 
định số 25/2013/QĐ-UBND của UBND Tỉnh Đồng Nai về dạy thêm, học thêm 
Công văn số 1463/SGDĐT-KHTC ngày 02/08/2012 về việc thực hiện các 
khoản thu trong nhà trường năm học 2012-2013 
 Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương 2
Công văn số 6890/BGDĐT-KHTC ngày 18/10/2010 về việc hướng dẫn, 
quản lý sử dụng các khoản đóng góp tự nguyện cho các cơ sở giáo dục và đào tạo. 
Thực hiện thu, chi, quản lý và sử dụng theo đúng quy định tại Thông tư số 
55/2011/TT-BGDĐT ngày 22/11/2011 của Bộ Giáo dục và Đào tạo. 
2. Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài 
Sau khi nghiên cứu các văn bản hướng dẫn để từ đó vận dụng cụ thể vào 
công việc như: Tính phụ cấp thâm niên nhà giáo và in phiếu thu thông báo đến 
toàn thể phụ huynh học sinh, CB.GV-CNV qua chương trình Microsoft excel và 
Microsoft word. 
2.1. Tính phụ cấp thâm niên (PCTN) nhà giáo 
Sử dụng các biểu mẫu được ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 
68/2011/TTLT-BGDĐT-BNV-BTC-BLĐTBXH ngày 30 tháng 12 năm 2011 để 
tính và báo cáo nhu cầu thực hiện chế độ PCTN đối với nhà giáo, trong đó chủ yếu 
sử dụng biểu mẫu số 1 và số 2. 
Trong quá trình nghiên cứu phương pháp tính phụ cấp thâm niên nhà giáo tại 
Công văn số 465/SGDĐT-TCCB ngày 27/3/2012 của Sở GD&ĐT Đồng Nai về 
việc hướng dẫn Thông tư liên tịch số 68/2011/TTLT-BGDĐT-BNV-BTC-
BLĐTBXH ngày 30/12/2011 của Liên bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Nội vụ, Bộ Tài 
chính và Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về chế độ phụ cấp thâm niên đối 
với nhà giáo, tôi nhận thấy điều quan trọng nhất là phải chú ý đến các mốc thời 
gian trong quá trình công tác của giáo viên. Các yếu tố như: thời điểm bắt đầu tính 
PCTN, thời điểm thay đổi mức tính PCTN và sau đó là những dữ liệu quan trọng 
để tính chính xác PCTN, đồng thời những dữ liệu này có thể nhập vào chương 
trình Microsoft Excel. 
Để xử lý các dữ liệu ngày tháng, tính giá trị thời gian giữa hai điểm thời gian 
bằng phương pháp thông thường, sẽ phải cần sử dụng rất nhiều hàm về ngày tháng 
và nhiều phép tính (cộng, trừ, nhân, chia) khác nhau. Tuy nhiên tôi nhận thấy 
Microsoft Excel đã hỗ trợ hàm DATEDIF để giải quyết vấn đề đang gặp phải. 
 Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương 3
Theo mặc định, hàm này không được thể hiện trong cơ sở dữ liệu về các hàm ngày 
tháng trong chương trình Microsoft Excel. 
Hình 1: Bảng danh sách các hàm xử lí ngày tháng trong chương trình Microsoft Excel 
Do đó để sử dụng được hàm này, người sử dụng phải biết và nhập bằng tay 
thật chính xác tên và cú pháp hàm DATEDIF. 
 Cú pháp: 
=DATEDIF(start_date, end_date, “option”) 
 Trong đó: 
 start_date: ngày bắt đầu của khoảng tính toán 
 end_date: ngày kết thúc của khoảng tính toán 
 option: dùng để xác định kết quả trả về của việc tính toán (khi dùng 
trong hàm phải gõ trong dấu ngoặc kép). Bảng bên dưới gồm danh sách các 
tùy chọn: 
o “d” : trả về tổng số ngày giữa 2 điểm thời gian 
o “m” : trả về tổng số tháng giữa 2 điểm thời gian (lấy số nguyên) 
o “y” : trả về tổng số năm giữa 2 điểm thời gian (lấy số nguyên) 
o “yd” : trả về tổng số ngày chưa đủ một năm trong 2 điểm thời gian 
 Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương 4
o “ym” : trả về tổng số tháng chưa đủ một năm trong 2 điểm thời gian 
o “md” : trả về tổng số ngày chưa đủ của tháng trong 2 điểm thời gian 
Từ công thức trên, tôi áp dụng vào tính mức phụ cấp thâm niên cho các nhà 
giáo đang công tác tại trường. 
Ví dụ: Tính PCTN cho Thầy Nguyễn Ngọc Anh 
 - Thời điểm bắt đầu tính PCTN: tháng 11/1983. 
- Thời điểm hưởng PCTN cũ: 31/10/2011. 
 Kết quả tính được là 27% (27 năm 11 tháng) 
Áp dụng hàm DATEDIF để tính PCTN trong chương trình Microsoft Excel 
như sau: 
=DATEDIF(D1,E17,"y")/100 
Trong đó: 
o D17 : là thời điểm bắt đầu tính PCTN (11/1983). 
o E17: thời điểm kết thúc PCTN cũ 
o “y” : tùy chọn trả về số năm của hàm 
 Kết quả sau khi tính là 27% 
 Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương 5
Hình 2: Công thức hàm và kết quả tính PCTN trong Microsoft Excel 
Cũng tương tự như công thức ở trên. Ta có thể tính được PCTN mới của 
Thầy Nguyễn Ngọc Anh từ 27% lên 28% kể từ ngày 1/11/2011 
Hình 3: Công thức hàm và kết quả tính PCTN trong Microsoft Excel 
Như vậy, sử dụng công thức hàm DATEDIF chương trình Microsoft Excel 
cho ra kết quả tính PCTN nhà giáo một cách ngắn gọn, đơn giản và nhanh chóng 
với độ chính xác cao, tránh nhầm lẫn so với cách tính toán bằng tay thông thường 
và có thể sử dụng vào những năm tiếp theo. 
 Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương 6
2.2. In phiếu thu 
Sau khi tiến hành thu các khoản thông qua giáo viên chủ nhiệm. Kế toán tiến 
hành kiểm tra, đối chiếu từ danh sách GVCN nộp và từ danh sách sẵn có của 
Trường, tiến hành loại bỏ những học sinh không đóng vì những lý do khác nhau 
như: hoàn cảnh gia đình khó khăn, con em giáo viên 
 Bước 01: Tạo 2 tập tin có tên là mau phieu thu và danh sach vào thư 
mục cac khoan dong gop nam hoc 2012-2013 trong ổ đĩa D với cách làm như 
sau: 
a. Trước hết ta phải tạo mẫu phiếu thu (C30-BB) theo quyết định số 
19/2006/QĐ—BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài Chính. Tạo khổ giấy là A5 nằm 
ngang trong File/Page setup/Margins/Landscape từ Page setup/Papers/papers 
size/A5/OK
Ghi chú: Mỗi khối sẽ ra phiếu thu số tiền khác nhau. 
b. Tạo tiếp một tập tin thứ 02 theo mẫu: 
 Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương 7
Sothutu Hovaten Lop 
1 Nguyễn An Bảo Anh 10A1 
2 Phan Bảo Châu 10A2 
. .. .. 
400 Hà Lê Hùng Cường 10A11 
Lưu ý: Hàng trên cùng Sothutu, Hovaten, Lop la những mục tương ứng 
với nội dung của phiếu thu và không viết rời, không dấu. Mỗi khối ta tạo một tập 
tin riêng. Sau đó lưu lại và đặt tên là danh sach thu tien khoi(10,11,12) nam hoc 
2012-2013 trong thư mục cac khoan dong gop nam hoc 2012-2013 tại ổ đĩa D. 
 Bước 02: Tiến hành trộn phiếu thu như sau: 
Mở tập tin có tên mau phieu thu ra và đặt con trỏ vào hàng có chữ số:. 
Nhấp vào Tools \ Letters and Mailings \ Mail Merge \ Use an existing list như 
hình bên dưới 
Nhấp tiếp vào mục Next: Write your letter trong tools 
Từ Mycomputer chọn ổ đĩa D tìm thư mục cac khoan dong gop nam hoc 
2012-2013 chọn danh sach thu tien khoi 10 nam hoc 2012-2013 
 Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương 8
Sau đó bấm Open sẽ xuất hiện hộp thoại 
Bấm OK. Ta nhấn tiếp một lần vào Next: Write your letter như hình bên 
dưới: 
 Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương 9
Thấy một thực đơn mới xuất hiện, nhấn vào mục More items. 
Hộp thoại Insert Marge Field hiện ra ta nháy vào mục Sothutu, chọn 
Insert, sau đó nhấn Close 
 Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương 10
Ta lại tiếp tục đặt con trỏ vào mục vào More items ở trong Mau phieu thu, 
nhấn tiếp vào mục Hovaten, chọn Insert, nhấn Close. 
 Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương 11
Mục Lop làm tương tự như các bước ở trên. 
Nhấp chuột vào thực đơn Tools \ Letters and Mailings\Show Mail Merge 
Tools Bar. Xuất hiện thanh công cụ mới Mail Merge nhấp chuột vào nút công cụ 
có tên là Merge to New Document, hộp thoại Merge to New Document hiện ra 
nhấp chuột vào All, sau đó vào OK, hoàn tất việc trộn thư. 
 Người thực hiện: Trần Thị Kim Hương 12
Khi đó sẽ ra được số lượng phiếu t